Umgangsformen bei Begegnungen von Angesicht zu Angesicht

Treffen von Angesicht zu Angesicht ist im Grunde eine Art Treffen, bei dem sich Menschen versammeln, um zusammenzuarbeiten, Ideen auszutauschen und wichtige Angelegenheiten zu besprechen. Auch wenn sich die Menschen im Zeitalter des Internets meist für virtuelle Meetings mit Tools wie ezTalks-Meetings entscheiden, wird die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht immer noch als wichtig erachtet und fast jedes Unternehmen organisiert solche Meetings zumindest gelegentlich. Allerdings reicht es nicht aus, nur ein Meeting abzuhalten, denn um erfolgreich zu sein, muss es gut geplant und die richtigen Umgangsformen eingehalten werden. Wenn Sie so lange daran gewöhnt sind, nur virtuelle Meetings zu veranstalten, sind Ihnen die Umgangsformen für persönliche Meetings vielleicht nicht bewusst, aber es ist wichtig, sie zu kennen, und genau das werden wir jetzt entdecken.

Pünktlich am Ziel ankommen

Obwohl dies viel zu offensichtlich klingen mag, wie viele Menschen folgen ihm wirklich? Es kann viele Gründe dafür geben, zu spät zu erscheinen, wie zum Beispiel, dass Sie eine letzte Aufgabe erledigen mussten, oder Sie wurden einfach von einer wichtigen Aufgabe abgelenkt, an der Sie beteiligt waren, und so weiter. Aber kein Grund rechtfertigt es, dass Sie zu einem persönlichen Treffen zu spät kommen. Solche Treffen werden nicht ohne Grund im Voraus geplant. Sie müssen also viel im Voraus planen, mindestens ein paar Erinnerungen festlegen und sich mindestens ein paar Stunden vor Beginn des Meetings nicht in ein Projekt einmischen.

Unterhalten Sie sich, wenn Sie diese zusätzliche Zeit haben

Wenn Sie es geschafft haben, das Meeting-Ziel lange im Voraus zu erreichen, dann machen Sie das Beste aus dieser Zeit. Stellen Sie sich denen vor, die Sie vielleicht auch erreicht haben. Es ist auch eine nette Idee, Leute einander vorzustellen, besonders wenn Sie feststellen, dass jemand schüchtern ist und nur ganz alleine um die Ecke hängt. Jeder Chat, den Sie genießen möchten, sollte durchgeführt werden, bevor der Organisator des Meetings zu sprechen beginnt, und sobald er dies tut, sollten Sie ihm/ihr nur noch zuhören.

Wenn Sie jemand vorstellt, müssen Sie aufstehen

Wenn Sie am Tisch sitzen und jemand Sie vor Beginn des Meetings vorstellt, sollten Sie aufstehen. Auch wenn der Organisator des Meetings Sie anderen im Raum Anwesenden vorstellt, sollten Sie ebenfalls aufstehen. Das ist natürlich höflich, bietet aber gleichzeitig beim Aufstehen eine bessere professionelle Präsenz, die Ihnen mehr Respekt einbringt.

Geben Sie sowohl der verbalen als auch der nonverbalen Kommunikation Bedeutung

Es gibt ein paar Dinge, die Sie in Bezug auf die verbale Kommunikation beachten müssen. Wenn Sie zu viel sprechen, können Sie als unsensibel oder nervös angesehen werden, wenn Sie andere ignorieren, könnten Sie als snobistisch bezeichnet werden, und wenn Sie nur über die Arbeit sprechen und sonst nichts sagen, fühlen sich andere möglicherweise eingeschränkt. Vergiss diese Dinge nicht, wenn du andere beeindrucken willst.

Was den nonverbalen Teil betrifft, spricht Ihre Körpersprache viel mehr als Worte. Haltung, Mimik und Körperkontakt sind ebenfalls starke Formen der Kommunikation. Versuchen Sie, Augenkontakt zu halten, und lenken Sie nicht ab, indem Sie Kaugummi kauen, mit den Füßen wippen, mit Ihren Haaren spielen oder herumzappeln.

Versuchen Sie, so knapp wie möglich zu sein

Sie müssen schon einige solcher Treffen besucht haben, bei denen Sie einfach nur auf den Kopf der Person schlagen wollten, die immer weitermacht, ohne zur Sache zu kommen. Sie müssen also vermeiden, dass andere Menschen dasselbe über Sie empfinden. Sie müssen so prägnant wie möglich sein, und das erste, woran Sie denken müssen, ist, sich nicht zu wiederholen. Es kann schwierig sein, zu erkennen, wann Sie dies tun, also können Sie nach Sätzen wie „Schon wieder“ oder „Wie ich gerade sagte“ suchen. Wenn Ihnen solche Worte aus dem Mund rutschen, müssen Sie sie vermeiden, da Sie sie wahrscheinlich wiederholen werden. Zweitens: Bieten Sie nur die notwendigen Informationen an, oder kommen Sie einfach auf den Punkt, wenn Sie mit kleinen Einführungen fertig sind.

Sei vorbereitet

Sie müssen Respekt vor den Anwesenden im Raum und vor der Person haben, die das Meeting organisiert hat, und aus diesem Grund sollten Sie mit Ihrer Agenda gut vorbereitet kommen. Sie müssen bereit sein, Ihren Beitrag zu leisten, alle Materialien mitbringen, die Sie benötigen, über ausreichende Kenntnisse des Themas verfügen und alle Fragen auflisten, die Sie stellen möchten.

Halten Sie Ihr Telefon fern

Ihr Telefon, Laptop und Tablet muss alles ferngehalten werden. Wenn Sie während des Meetings Multitasking betreiben, wird dies offensichtlich von anderen bemerkt und sie könnten beleidigt sein. Sie sind sicherlich nicht die einzige Person, die nach dem Meeting noch etwas zu tun hat, also respektieren Sie diese Tatsache. Wenn Sie vorhaben, Ihr Gerät während des Meetings nur zum Aufzeichnen von Notizen zu verwenden, teilen Sie dies anderen im Voraus mit. Sie müssen Ihr Telefon im Vibrationsmodus lassen, und wenn es brummt, versuchen Sie, nicht jedes Mal darauf zu schauen, und wenn Sie einen wichtigen Anruf erwarten, verlassen Sie den Raum, um den Anruf entgegenzunehmen.

Stellen Sie Fragen, wenn die Zeit reif ist

Wenn möglich, versuchen Sie, mit vorbereiteten Fragen zu den Treffen von Angesicht zu Angesicht zu kommen, und stellen Sie sie, wenn verwandte Themen auftauchen. Vielleicht kommen Ihnen im Laufe des Meetings auch Fragen in den Sinn. Fragen Sie sie, während Sie sich noch mit dem Thema befassen, und dies wird dazu beitragen, dass die Dinge effizient vorankommen. Wenn Sie warten, bis das Meeting beendet ist, müssen alle zu den anderen Themen übergegangen sein, und die Dinge können schwierig erscheinen.

Wenn Sie das Meeting leiten, können Sie nach Abschluss jedes Themas andere fragen, ob sie Fragen haben. Die Leute bleiben auf dem Laufenden und das Meeting wird schneller ablaufen, ohne dass Sie frühere Themen immer wieder aufgreifen müssen.

Die Etikette für persönliche Meetings muss befolgt werden, damit die Meetings erfolgreich sind und um sicherzustellen, dass die Organisatoren sowie alle im Meetingraum Anwesenden eine gute Zeit haben. Auch das Befolgen solcher Etikette kann Ihnen Aufmerksamkeit verschaffen, Ihnen Respekt verschaffen und Ihnen so helfen, die Erfolgsleiter zu erklimmen.