Virtuelle Geschäftstreffen: Alles, was Sie wissen müssen

Ein virtuelles Meeting ist ein digital abgehaltenes Meeting. Es gibt keine physische Infrastruktur und die Teilnehmer des Treffens sind nicht physisch miteinander anwesend. Dies impliziert den fortschrittlichen Einsatz von Technologie, um viele Menschen von verschiedenen Orten weltweit zu einem Meeting zusammenzubringen und sie durch ein gemeinsames Medium zu verbinden.

Dies ist entweder durch Videokonferenzen oder Telefonkonferenzen möglich; wobei ein virtueller Raum für Geschäftstreffen geschaffen wird, die in Echtzeit abgehalten werden. Das bedeutet, dass alle Teilnehmer live beim Meeting dabei sind. Virtuelle Meetings werden normalerweise von hochkarätigen Unternehmen durchgeführt, um Geschäftstreffen mit ihren weit entfernten Geschäftspartnern durchzuführen, wodurch sie unter dem Namen virtuelle Geschäftstreffen immer beliebter werden.

Teil 1: Was ist ein virtuelles Meeting?

Virtuelle Meetings sind nicht nur erfolgreicher als herkömmliche Meetings, sondern haben auch viele andere Vorteile. Für ein traditionelles physisches Meeting müssen die Leute reisen und in den Konferenzraum oder Büroraum kommen. Nun, das kann richtig hektisch werden, wenn die beabsichtigten Teilnehmer des Treffens sehr weit voneinander entfernt sind, über Regionen und auch über Nationen hinweg.

Merkmale:

Mit Hilfe virtueller Geschäftstreffen gibt es große Möglichkeiten, Vertrauen, Engagement und Teamgeist zwischen den Beteiligten aufzubauen. Dies liegt an den Anstrengungen, die der Organisator unternimmt, um ein solches Treffen zu organisieren, und an der bereitwilligen Teilnahme der anderen Partei daran.

Bei einem virtuellen Meeting fallen absolut keine Reisekosten an. Außerdem sparen die Menschen viel kostbare Zeit beim Reisen.

Eine sehr wichtige Voraussetzung für die Durchführung virtueller Geschäftstreffen ist eine gute Netzwerk- und Internetverfügbarkeit. Ohne das Internet kann ein solches Treffen nicht abgehalten werden; Außerdem ist es sehr wichtig, dass alle Teilnehmer über eine starke Internetverbindung und geeignete Anwendungen für Video- oder Telefonkonferenzen verfügen.

Daten oder Informationen können während eines solchen Meetings sehr einfach miteinander geteilt werden. Alle diese Informationen werden in Echtzeit geteilt, wobei Sie auch die Möglichkeit haben, die Daten entweder mit einer Person, zwei Personen und vielen Personen gleichzeitig oder mit allen zu teilen. So ist es sehr einfach, Dokumente und Dateien online zu teilen, die sofort eingesehen und auch für zukünftige Referenzen gespeichert werden können.

Virtuelle Geschäftstreffen verwenden Videotelefonkonferenz-Tools und -Software. Es könnte ezTalks Cloud Meeting powered by ezTalks, Microsoft Skype, Adobe Connect oder sogar Google Hangouts sein.

Teil 2: Was ist ein virtueller Besprechungsraum?

Ein virtueller Besprechungsraum ist ein digital gestalteter Raum, der es einem Organisator eines Geschäftstreffens ermöglicht, ein Geschäftstreffen online durchzuführen. Er kann Teilnehmer einladen, Teilnehmer hinzufügen und auch Videokonferenz- oder Audiokonferenz-Tools nutzen. Dies ist über eine Software oder einen Webbrowser möglich, die auf einem Server gehostet werden.

Wenn alle Teilnehmer das Meeting durch Einloggen betreten, betreten sie alle denselben digitalen Raum, der sicherstellt, dass sie alle mit einem virtuellen Meeting verbunden sind. Dies könnte ein telefonisches Meeting sein, aber normalerweise werden solche virtuellen Geschäftstreffen von visuellen Kollaborationen durchgeführt.

In einem solchen virtuellen Besprechungsraum stehen jedem mehrere Tools für schnelles Messaging, Aufzeichnung, gemeinsame Nutzung von Anwendungen, Bildschirmfreigabe und auch Dateifreigabe zur Verfügung. Alles kann schnell geteilt und dann in den laufenden Meetings besprochen werden.

Virtuelle Besprechungsräume sind kostengünstiger als ein physischer Besprechungsraum. Denn Kosten für die Anordnung von Stühlen, Tischen, Klimaanlagen, Beamern, Leinwänden und der gesamten Infrastruktur entfallen komplett. Jeder ist nur über eine Internetverbindung verbunden und die gesamte Infrastruktur, die bereitgestellt wird, ist nur der digitale Raum.

Virtuelle Besprechungsräume können durch Kollaborations- und Konferenzdienste wie ezTalks Cloud Meeting, Microsofts Skype, Cisco WebEx und auch Citrix Meetings erstellt werden. Und eines der innovativsten ist ezTalks Cloud Meeting. Es bietet einfache, professionelle und leistungsstarke digitale Konferenzeinrichtungen, um Geschäftstreffen durch audiovisuelle Zusammenarbeit zu erleichtern.

Teil 3: Tipps zur Durchführung eines erfolgreichen virtuellen Geschäftstreffens

Es ist sehr wichtig, dass in einem virtuellen Meeting die richtige Sorgfalt walten lässt und wichtige Vorarbeiten geleistet werden. Damit ein virtuelles Meeting erfolgreich wird, müssen viele Dinge beachtet werden.

Planung – Die Planung ist ein wesentlicher Bestandteil jedes virtuellen Meetings. Planung über die Ziele, das zu besprechende Protokoll der vorherigen Sitzung ist sehr wichtig. Auch das Zeitlimit für das Meeting, die Teilnehmerzahl und das Hauptziel sollten für einen reibungslosen Ablauf ganz oben gehalten werden.

Angemessene Vorarbeit - Alle Teilnehmer müssen eine angemessene Vorarbeit leisten, um keine Zeit damit zu verschwenden, zu verstehen, was vor sich geht, und sich aktiv zu beteiligen. Jeder muss jedes Detail über das Meeting wissen, damit es erfolgreich ist.

Kein Multitasking und professionelles Verhalten - Jede Person muss solchen virtuellen Meetings die gleiche Aufmerksamkeit schenken wie in traditionellen Meetings. Ein effektiver Weg ist die Verwendung von Videokonferenzsoftware, damit jede Person gesehen und das richtige Verhalten befolgt wird.

Teamleiter – Es muss ein Teamleiter ernannt werden, um sicherzustellen, dass jeder wichtige Junge besprochen wird und jeder die Möglichkeit bekommt, seinen Standpunkt darzulegen.

Daraus lässt sich schließen, dass virtuelle Geschäftstreffen in der heutigen Zeit mit großem Fortschritt in der Technologie immer effektiver und beliebter werden und ein virtueller Live-Besprechungsraum für die Durchführung des Meetings mit Hilfe von Software und digitalen Tools einfach erstellt werden kann.