Tipps für ein erfolgreiches Teammeeting

Teambesprechungen gelten als wesentliche Elemente jeder Arbeitsumgebung. Effektive Teammeetings sind energiegeladene und interessante Veranstaltungen, bei denen Teammitglieder gemeinsam daran arbeiten, Probleme zu lösen oder Entscheidungen zu treffen. Leider neigen die meisten Teammeetings, an denen Menschen teilnehmen, dazu, das genaue Gegenteil von effektiv zu sein, weil sie die Menschen emotional und mental erschöpft sowie ein wenig frustriert zurücklassen. Was die meisten Teamleiter nicht erkennen, ist, dass erfolgreiche Teammeetings bewusste Anstrengung und gute Planung als aktive Bestandteile haben. Was sind die Meeting-Tipps für Teammitglieder?

Im Folgenden finden Sie einige nützliche Meeting-Tipps für Teammitglieder/Vertriebsteam-Meeting-Tipps für Unternehmen:

Zweck

Zweck ist das Allererste, was ein Team haben sollte, wenn es in ein Meeting geht. Der Zweck bezieht sich in diesem Fall einfach auf den Hauptgrund, warum das Treffen notwendig war. Jedes Teammeeting sollte die Teamziele im Mittelpunkt haben. Das bedeutet, dass das Ziel des Teams das ist, was die Diskussionen und den Ablauf des Meetings prägen soll.

Agenda

Ein Meeting-Zweck geht Hand in Hand mit einer Agenda. Eine Agenda kann als Liste von Punkten beschrieben werden, die in der verfügbaren Zeit behandelt werden sollten. Die Tagesordnung hilft bei der Zeitzuweisung für jeden Punkt und dies ist produktiv, da Zeit ein sehr wesentliches Element in jedem Teammeeting ist. Tagesordnungen sollten den Teammitgliedern vor dem Meeting zugeschickt werden, damit sie genau wissen, was sie in der Diskussion erwartet. Das bedeutet, dass Teammeetings pünktlich beginnen und nur die ihnen zugewiesene Zeit dauern sollten. Punkte, die mehr Zeit in Anspruch nehmen, sollten auf das nächste Teammeeting verschoben werden. Alternativ kann ein separates Treffen stattfinden, jedoch nur mit den direkt beteiligten Personen.

Verwenden Sie Technologie

Derzeit gibt es einen wachsenden Trend insbesondere zu einer zunehmend mobilen Belegschaft. Dies hat dazu geführt, dass regelmäßige persönliche Treffen für die meisten Teams weniger wünschenswert sind. Dadurch entstand die Notwendigkeit für den Einsatz von Technologie zur Durchführung virtueller Meetings über Videoverbindungen und Telefon. Einzelpersonen können von verschiedenen geografischen Standorten aus mit ihren Tablets, Smartphones, Laptops oder Desktops an Teambesprechungen teilnehmen, indem sie sich bei einer zentralen Besprechungsseite anmelden. Es gibt heute verschiedene effektive und praktische Videokonferenzsoftware auf dem Markt, wie z. B. ezTalks Meetings, die für diesen Zweck verwendet werden können. Virtuelle Meetings, wie sie genannt werden, ermöglichen es sogar Teilnehmern, die im selben Büro anwesend sind, sich separat bei der Technologie anzumelden, sodass niemand bevorzugt behandelt werden kann.

Nehmen Sie sich Minuten Zeit

Dies ist einer der wichtigsten Tipps für Teammeetings, der normalerweise übersehen wird. Eine Person sollte beauftragt werden, sorgfältig das Protokoll jeder Teambesprechung zu führen, und die Person sollte von einer Besprechung zur anderen variieren. Das Protokoll ist wichtig, weil es als Aufzeichnung der geführten Diskussionen und getroffenen Entscheidungen in der Teamsitzung dient. Sie werden beim Festlegen der Tagesordnung für das nächste Teammeeting verwendet und müssen daher genau aufgezeichnet werden. Eine Kopie des aufgezeichneten Protokolls sollte immer mit allen Teilnehmern der Teambesprechung geteilt werden. Dies liegt hauptsächlich daran, dass es als gute Erinnerung an Punkte und Themen fungiert, die ausführlich diskutiert wurden, und daher diejenigen, denen im Laufe eines Teammeetings einige Aufgaben zugewiesen wurden, dazu auffordert, diese vor dem nächsten Meeting zu erledigen.

Ermutigen Sie zur Teilnahme

Da der Zweck von Teambesprechungen normalerweise für alle Anwesenden relevant ist, ist es immer am besten, alle zur Teilnahme an laufenden Diskussionen zu ermutigen. Dies kann erreicht werden, indem Rollen gemischt werden, sodass jeder etwas zu sagen hat und somit auf die eine oder andere Weise an der Entscheidungsfindung beteiligt ist. Darüber hinaus werden Einzelpersonen von Teambesprechungen wirklich begeistert sein, wenn ihre Teilnahme ausdrücklich erwünscht ist. Sie sind auch begeistert, wenn sie sehen, dass etwas erreicht wird. Der letztendliche Effekt besteht darin, dass die Teilnehmer von Teambesprechungen beginnen, Verantwortung für die Besprechungen zu übernehmen, indem sie Beiträge zu den Diskussionen leisten und pünktlich erscheinen.

Administratorrollen zuweisen

Wenn die Rolle jedes Teammitglieds klar im Kopf ist, fördert dies enorm den Zusammenhalt und die Effektivität. Darüber hinaus bietet es die notwendige Struktur, die es Teammeetings ermöglicht, pünktlich zu beginnen und zu enden. Suchen Sie nach Freiwilligen oder weisen Sie Freiwillige auf Rotationsbasis für wichtige Rollen vor. Zu diesen Rollen gehören Moderator, Protokollant und Zeitnehmer.

Fazit

Die Fähigkeit, Teammeetings effektiv zu leiten, ist wichtig, um eine produktive Teamarbeit zu erreichen. Darüber hinaus sind sie einfach anzuwenden und leicht zu erlernen. Gut moderierte Teammeetings fördern in der Regel Kreativität, offene Kommunikation sowie Konsensbildung unter den Mitgliedern. Die oben genannten Tipps für ein erfolgreiches Teammeeting sollten nicht nur als allgemeine Tipps für Vertriebsteammeetings ausgelegt werden. Sie können als praktischer und effektiver Leitfaden dienen, um Teams dabei zu helfen, produktiver zu sein.