Eine Telefonkonferenz im wirklichen Leben

Mit jedem Jahr werden Unternehmen größer und breiten sich immer weiter aus. Da die Mitarbeiter eines bestimmten Unternehmens meilenweit voneinander entfernt sein können, ist es nicht immer möglich, alle im selben Raum für wichtige Besprechungen zusammenzubringen. Aus diesem Grund sind Telekonferenzen heute so beliebt geworden. Durch Telekonferenzen können Unternehmen Besprechungen, Vorführungen, Workshops und Kundenbriefings online oder per Telefon organisieren, ohne dass die Person physisch anwesend sein muss.

Was ist eine Telefonkonferenz im wirklichen Leben?

Eine Telefonkonferenz ist im Grunde ein Treffen einiger weniger Personen, die nicht am selben Ort anwesend sind, mit Hilfe elektronischer Kommunikation. Die Teilnehmer des Treffens können sich in verschiedenen Teilen des Landes oder sogar in derselben Stadt befinden. Die Konferenz kann eine einseitige Sitzung sein, an der verschiedene Personen teilnehmen müssen, oder eine interaktive Sitzung. Manchmal können nur drei bis fünf Personen beteiligt sein, manchmal 30 bis 35 und vielleicht sogar Hunderte. Telefonkonferenzen sind eine perfekte Methode, um räumlich getrennte Personen für geschäftliche Zwecke zusammenzubringen, ohne dass sie tatsächlich reisen müssen.

Es gibt drei Arten von Telefonkonferenzen – nur Sprache (Telefonkonferenzen), Sprache und Video (Videokonferenz) und webbasierte Konferenzen. An einer Telefonkonferenz sind nur zwei oder mehr Teilnehmer beteiligt, und normalerweise ist nur ein Telefon erforderlich, obwohl eine Freisprecheinrichtung verwendet werden kann, wenn mehr als zwei Personen am Standort anwesend sind.

Bei einer Videokonferenz können zwei oder mehr Gruppen von Personen, die an verschiedenen Orten anwesend sind, über einen Videoanruf miteinander interagieren, oder sie können sich einfach eine Präsentation ansehen und später ihre Antworten geben. Für diese Art von Telefonkonferenzen wird ein Live-Fernseher mit angeschlossenen Videokameras und Mikrofonen benötigt.

Eine computergestützte Konferenz ähnelt einer Videokonferenz, bei der große Gruppen von Menschen miteinander interagieren und einen visuellen und akustischen Kontakt haben können. In diesem Fall werden für die Videoübertragung eine Hochgeschwindigkeits-Internetverbindung, Computerbildschirme und eine gute Cloud-Videokonferenzsoftware wie ezTalks Meetings verwendet.

So führen Sie Telefonkonferenzen im wirklichen Leben durch

Lassen Sie uns nun Schritt für Schritt durchgehen, um eine perfekte Telefonkonferenz zu organisieren.

1. Legen Sie Uhrzeit und Datum fest

Das erste und wichtigste, was Sie tun müssen, ist, das Datum und die Uhrzeit für die Konferenz festzulegen, die Teilnehmer darüber zu informieren und sie auch über die Rollen zu informieren, die sie spielen müssen. Vergessen Sie nicht, ihnen einen Tag vor dem Treffen eine Erinnerung zu schicken.

2. Entscheiden Sie sich für die Ausrüstung, die Sie verwenden werden

Die Verwendung der richtigen Ausrüstung ist sehr wichtig, wenn Sie im wirklichen Leben eine erfolgreiche Konferenz durchführen möchten, da der Erfolg oder Misserfolg der Konferenz davon abhängt. Wie bereits erwähnt, benötigen Sie für eine einfache Telefonkonferenz lediglich ein Telefon, eventuell mit Lautsprechern. Für eine Videokonferenz benötigen Sie einen Live-Fernseher mit angeschlossenen Mikrofonen und Videokameras, und für eine webbasierte Konferenz benötigen Sie eine gute Internetverbindung, Computerbildschirme und eine gute Videokonferenzsoftware.

3. Planen Sie die Tagesordnung

Leiten Sie am besten einen Tag vor der Telefonkonferenz eine Besprechungsagenda an jeden Teilnehmer weiter. Sie müssen in der Tagesordnung die Rolle der verschiedenen Teilnehmer deutlich erwähnen. Dies hilft allen, sich auf die Konferenz richtig vorzubereiten. Dies wird auch dazu beitragen, dass das Meeting klar und präzise statt lang und langweilig wird. Zeit ist Geld, und das möchten Sie sicherlich nicht verschwenden, indem Sie nicht vorbereitet sind.

4. Lassen Sie die Dinge nicht wandern

Es ist leicht, dass eine Telefonkonferenz abschweift, weil es ein Treffen vieler Menschen ist, die vielleicht nicht einmal viel miteinander gesprochen haben. Der Leiter der Konferenz muss also sicherstellen, dass die Tagesordnung eingehalten wird, und wenn einige Punkte auftauchen, die sich nicht auf die Tagesordnung beziehen, können sie für eine zukünftige Konferenz gespeichert werden.

So können Sie im wirklichen Leben eine Telefonkonferenz organisieren. Aber auch nach dem Ende der Konferenz haben Sie eine wichtige Aufgabe zu erledigen, und zwar das Versenden von Besprechungsnotizen oder einer Zusammenfassung der Konferenz an die Teilnehmer. Dies wird ihnen helfen, sich an alles zu erinnern, was in der Besprechung passiert ist, und sie werden sich an die Aufgabe erinnern, die sie ausführen müssen, wie sie in der Konferenz besprochen wurde.