Best Practices-Checkliste für virtuelle Meetings
Der Schlüssel zu jedem erfolgreichen Unternehmen ist Kommunikation. In der Vergangenheit war dies ein sehr sensibles Thema, und die Leute mussten echte Opfer bringen, um mit ihrem Team zu interagieren. Heutzutage hat der technologische Fortschritt vieles einfacher gemacht. Mit nur einem Gerät, einem spezialisierten Programm und einer guten Internetverbindung können wir uns mit unserem Team in Echtzeit treffen, unabhängig von ihrem tatsächlichen Standort.
Ein virtuelles Meeting ist eine sehr effektive Form der Kommunikation, da alle Teilnehmer aus der Ferne darauf zugreifen, ohne tatsächlich am selben Ort anwesend zu sein. Viele Unternehmer haben die Vorteile virtueller Meetings erkannt und begonnen, sie als Standardkommunikationsmethode zu verwenden. Dennoch hängt ein virtuelles Meeting wie jede andere Form des Meetings von einer Reihe von Faktoren ab. Wenn sie angewendet werden, werden diese Faktoren den Erfolg des Meetings sicherstellen und jeder Teilnehmer wird seinen Zweck vollständig verstehen.
Im Folgenden stellen wir die Best Practices für virtuelle Meetings vor und erklären Ihnen, wie Sie diese Praktiken verbessern können.
1) Planen Sie Ihre Agenda
Der Hauptzweck eines virtuellen Meetings besteht darin, Zeit zu sparen. Damit müssen Sie nicht das gesamte Team an einem bestimmten Ort versammeln und können sich in Sekundenschnelle mit ihnen verbinden. Wenn Sie jedoch noch zeiteffizienter sein und ein erfolgreiches Meeting durchführen möchten, ist es ratsam, die Hauptthemen des Meetings vorzubereiten, bevor es beginnt. Ein sehr guter Ansatz ist es, das Gesamtmeeting in mehrere kleinere Meetings aufzuteilen und jedem einen Zweck zu geben. Wählen Sie für jedes dieser Meetings ein bestimmtes Thema und ein Ziel aus und stellen Sie sicher, dass Sie sich daran halten. Wenn Sie unter einem engen Zeitplan stehen, stellen Sie sicher, dass Sie eine Fehlerspanne festlegen, da einige Themen möglicherweise mehr Zeit benötigen, als Sie geplant haben.
2) Verwenden Sie alle verfügbaren Tools
Eine der Best Practices für virtuelle Teammeetings ist die Tatsache, dass Sie über viele verfügbare Tools verfügen. Mit einer gut entwickelten Software wie ezTalks Cloud Meeting haben Sie Zugriff auf eine breite Liste von Funktionen, die die Qualität Ihres Meetings verbessern. Nehmen Sie sich Zeit und lernen Sie, wie Sie sie alle beherrschen, denn sie werden Ihre Arbeit erheblich erleichtern. Beispielsweise verfügt ezTalks Cloud Meeting über eine sehr professionelle kostenlose Bildschirmfreigabefunktion , mit der Sie Live-Diagramme, Tabellen oder jede andere Form von visuellem Material anzeigen können. Dies kann das Ergebnis des Meetings beeinflussen und die Teilnehmer engagierter und sensibilisierter für die diskutierten Themen machen.
3) Halten Sie die Teilnehmer bei der Stange
Trotz eines physischen Meetings kann ein virtuelles Meeting dazu führen, dass sich die Teilnehmer zu wohl fühlen und ihre Konzentration verlieren. Diese Angelegenheit kann jedoch leicht gelöst werden, und Sie können das beste virtuelle Meeting haben. Zunächst müssen Sie alle Teilnehmer bitten, jede Form von Ablenkung zu beseitigen und sich ganz auf das Meeting zu konzentrieren. Viele Teammitglieder neigen zum Multitasking, wenn man bedenkt, dass sie sich auch auf das Meeting konzentrieren können. Das ist völlig unproduktiv und Sie sollten sie bitten, damit aufzuhören. Das Aufteilen des Meetings in mehrere Teile ist ebenfalls hilfreich, aber nicht ausreichend. Um bessere Ergebnisse zu erzielen, ist es ratsam, Ihre Präsentation mit einem Q&A-Teil und warum nicht mit einigen interaktiven Aktivitäten zu kombinieren.
4) Bereiten Sie die Teilnehmer vor
Wenn Sie die Best Practices für virtuelle Teammeetings beherrschen möchten, müssen Sie eines verstehen. Als Moderator dieses virtuellen Meetings liegt es in Ihrer Verantwortung, Ihre Teilnehmer vorzubereiten und sie über die Entwicklung Ihres zukünftigen Meetings zu informieren. Dafür können Sie sich fünf Minuten vor dem Meeting Zeit nehmen. Erklären Sie ihnen einfach die Grundregeln, was Sie während dieses Treffens erreichen möchten, und geben Sie einige zusätzliche Anweisungen. Normalerweise sollten Sie alle Teilnehmer bitten, ihre Mikrofone auszuschalten, ihre Kameras einzuschalten und ihre Internetverbindung zu überprüfen. Außerdem sollten Sie einen Zeitrahmen für das Meeting festlegen und sich daran halten. Wenn Sie sich über diese Aspekte Sorgen machen, müssen Sie wissen, dass ein gut entwickeltes Videokonferenzprogramm wie ezTalks Cloud Meeting von einer „Record this Meeting“-Funktion und sogar einer „Timing“-Option profitiert. Auf diese Weise können die Teilnehmer das Meeting bei Missverständnissen nachvollziehen und Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass das Meeting zu lange dauert.
5) Inspirieren
Dies ist die goldene Regel, wenn es um Best Practices für virtuelle Meetings geht. Als Moderator des Meetings liegt es in Ihrer Verantwortung, die Teilnehmer zu inspirieren und dafür zu sorgen, dass sie Ihr Engagement spüren, auch wenn Sie meilenweit von ihnen entfernt sind. Zeigen Sie ihnen, dass Sie an sie glauben und dass Sie alle ihre Ideen schätzen. Auf diese Weise werden sie proaktiver, engagierter und interagieren mehr. Wenn einige der Mitglieder ihre Ziele erreicht haben, erwähnen Sie dies und loben Sie sie vor dem Team. Dies wird ihr Selbstvertrauen stärken und sie noch engagierter machen. Tun Sie dies und die Teilnehmer freuen sich auf das nächste Treffen.
Fazit
Virtuelle Meetings können sogar noch effektiver sein als ein physisches Meeting, wenn Sie diese Praktiken befolgen. Wenn Sie dies noch nie zuvor getan haben, können Sie die beste kostenlose Software für virtuelle Meetings verwenden und es ausprobieren. Sie werden überrascht sein, dass Ihr Team diese Art der Interaktion liebt. Am Ende des Tages spiegeln sich die Ergebnisse dieser Meetings in den Ergebnissen Ihres Unternehmens wider.