Vor- und Nachteile von virtuellen Meetings oder Webkonferenzen

Kommunikation war immer wesentlich, wenn es um ein Geschäftsumfeld ging. Aus diesem Grund mussten Manager oft zeit- und kostenaufwändige Reisen unternehmen, um ihre Mitarbeiter zu treffen. Heutzutage verschafft uns die Technologie einen großen Vorteil und wir müssen nicht mehr physisch bei einem Meeting anwesend sein, um gebrieft zu werden oder mit den anderen zu interagieren.

Ein Videokonferenz-Tool ist die ideale Methode für eine ordnungsgemäße Zusammenarbeit im Team, da es ihnen ermöglicht, sich von jedem Gerätetyp aus zu verbinden. In Anbetracht der Bedeutung, die einer solchen Software zukommt, wollten viele Manager und junge Unternehmer mehr über die Wirksamkeit solcher Software wissen. Angesichts des großen Interesses an virtuellen Web-Meetings sind Vor- und Nachteile von virtuellen Meetings oder Webkonferenzen ein wichtiges Thema, und jeder möchte verstehen, ob diese Lösung für seine Bedürfnisse geeignet ist.

Im Folgenden gehen wir dieser Frage nach und stellen die wichtigsten Vor- und Nachteile eines virtuellen Meeting- oder Webkonferenz-Tools vor.

Vorteile des virtuellen Meetings

1) Zeit-/GeldverbrauchEine ordnungsgemäße Kommunikation zwischen einem Manager und seinen Mitarbeitern ist entscheidend. In der Vergangenheit musste ein Manager lange Reisen unternehmen, die Zeit und Geld kosteten, nur um seine Mitarbeiter aus einer anderen Niederlassung zu treffen. Bei einem Webkonferenz-Tool ist dies jedoch nicht mehr der Fall. Mit einem solchen spezialisierten Tool könnte der Manager in nur wenigen Sekunden ein virtuelles Meeting mit dem Team starten und Präsentationen mit ihnen sehen, sprechen und teilen. Da Zeit ein wichtiges Gut ist, gibt es einige fortschrittliche Webkonferenzsoftware wie ezTalks Cloud Meeting, die sich auch auf die mobile Konnektivität konzentriert. Auf diese Weise kann jedes Teammitglied von jedem Ort aus an der Konferenz teilnehmen, ohne zum Besprechungsort reisen zu müssen.2) Beteiligung des gesamten TeamsEine Teambesprechung ist nur dann effektiv, wenn alle Mitarbeiter daran teilnehmen. Aus irgendwelchen Gründen gibt es jedoch immer Personen, die es nicht schaffen. Selbst wenn sie sich krank gemeldet haben oder auf dem Feld arbeiten, wird es immer Hindernisse geben, die Sie daran hindern, Ihr gesamtes Team zu versammeln. Mit einem fortschrittlichen Videokonferenz-Tool ist dies nicht mehr der Fall. Die schnelle Konnektivität ermöglicht es jedem Mitarbeiter, an der Konferenz teilzunehmen, unabhängig von seinem physischen Standort. Auf diese Weise werden sie umfassend gebrieft und verstehen ihre Aufgaben besser. Außerdem wird es für den Manager viel einfacher sein, einige Präsentationen zu teilen, Ziele festzulegen oder die Teammitglieder in einige Gruppenaktivitäten einzubeziehen. 3) Ermöglicht ein besseres Verständnis von Details Eine persönliche Konferenz beinhaltet oft viele Details, Anweisungen oder anderes Formen von Informationen. Während des Meetings kann es vorkommen, dass Mitarbeiter eine Information falsch verstehen oder einfach vergessen. Es passiert die ganze Zeit und es führt oft zu einigen Fehlern von ihnen. Neben einem regulären Videokonferenz-Tool bietet ein erweitertes Tool eine Aufzeichnungsfunktion der Konferenz, mit der die Teammitglieder das Meeting überprüfen und die Dinge sehen können, die sie verpasst haben. Außerdem wird ein Videokonferenzdienst wie ezTalks eine Cloud-basierte Plattform bereitstellen, die das Teilen von Präsentationen, Grafiken und gemeinsamen Datenbanken oder Zielzuweisungen erleichtert. Auf diese Weise hat jeder einen klaren Überblick über seine Aufgaben, versteht die Erwartungen des Unternehmens an ihn und schafft es, produktiver zu sein.4) Erhöht das Vertrauen einiger Mitglieder Es ist bereits bekannt, dass einige Teammitglieder, insbesondere aus den technischen Abteilungen, dies nicht tun so gut darin, eine Live-Präsentation zu liefern. Obwohl sie echte Profis sind, fällt es ihnen wirklich schwer, sich auszudrücken, wenn sie von einer Gruppe von Menschen beobachtet werden. Mit einem Videokonferenz-Tool können alle Teilnehmer von ihrem bequemen Platz aus teilnehmen und ihre Präsentationen mit Live-Dokumenten und Diagrammen unterstützen. Dadurch wird ein effektiveres Meeting gewährleistet, an dem alle aktiv teilnehmen.

Nachteile des virtuellen Meetings

1) Abhängig von der Internetverbindung

Jede Person, die an einem virtuellen Meeting teilnehmen möchte, muss über ein Gerät (mobil oder statisch) und eine Internetverbindung verfügen. Es gibt Zeiten, in denen sich ein bestimmtes Mitglied in einem Gebiet mit schlechtem Signal befindet und eine schlechte Internetverbindung hat. In diesem Fall könnte das Team ihn mit Störungen hören/sehen und ebenso. Dies kann nur vermieden werden, indem Sie sich für eine Software entscheiden, die auch bei Verbindungen mit geringer Qualität funktioniert. Eine Software wie ezTalks ermöglicht es jedem Teilnehmer, die Qualität des Streams zu ändern, sodass er vollständig mit den anderen interagieren kann. Es wird nicht so gut wie eine Full-HD-Verbindung sein, aber zumindest kann das Team ihn hören und sehen.

2) Persönliche Interaktion

Einige Manager sind der Meinung, dass der wahre Schlüssel zu einem erfolgreichen Meeting die physische Interaktion zwischen allen Teilnehmern ist. Sie sind der Ansicht, dass die physische Anwesenheit der Mitarbeiter sie bei der Besprechung engagierter und aktiver machen wird. Auch wenn die Studien widersprüchlich sind, gibt es einige Manager, die den Einsatz eines Videokonferenz-Tools aus eben diesem Grund ablehnen.

Fazit

Ein Tool für Videokonferenzen/virtuelle Meetings hat wie jede andere innovative Erfindung seine besonderen Vor- und Nachteile. Nachdem wir jedoch alle Dinge ins Gleichgewicht gebracht haben, können wir zustimmen, dass die Vorteile dieser Tools die Unannehmlichkeiten übertreffen. Ein Videokonferenz-Tool ist für jedes kleine, mittlere oder große Unternehmen unerlässlich, und seine Vorteile spiegeln sich in den Ergebnissen des Unternehmens wider.