Top 6 Tipps für effektive virtuelle Meetings

Heutzutage haben viele Unternehmen, Geschäfte und Institutionen Teammitglieder oder Kunden, die auf der ganzen Welt verstreut sind. Als Führungskraft möchten Sie häufiger ein virtuelles Meeting durchführen. In der jüngeren Vergangenheit mussten Sie dorthin reisen, wo Ihre Untertanen sich mit ihnen treffen sollten. Heutzutage ist die Welt jedoch verkabelt, und mit virtueller/Remote- oder Online-Kommunikation ist es möglich, jederzeit Besprechungen mit vielen Personen von verschiedenen Standorten aus durchzuführen, die sich nicht unbedingt ein Büro teilen müssen.

Haben Sie schon einmal an einer Konferenz teilgenommen, die wie eine sinnlose Zeitverschwendung aussah? Jetzt können Sie feststellen, dass dasselbe Meeting per Video- oder Audiokonferenz aus der Ferne stattfindet. Tatsächlich wäre es sogar unglaublich schwierig, bei den Informationen zu bleiben und sich mit ihnen zu beschäftigen. Es ist unbestreitbar, dass virtuelle Meetings manchmal mit einigen Herausforderungen verbunden sind, die von technologischen Schluckauf, schlechtem Timing, ineffektiven Kommunikationsmitteln und so weiter reichen. Ungeachtet dessen ist es bei der Durchführung solcher Meetings entscheidend, sicherzustellen, dass sie ansprechend und effektiv sind. Können Sie dieses Ziel jedoch erreichen? Hier unten sind sechs Tipps für effektive virtuelle Meetings:

Sechs Tipps für effektive virtuelle Meetings

1. Holen Sie sich den ultimativen virtuellen Meeting-Service für Ihre Bedürfnisse

Wenn Sie planen, virtuelle Meetings durchzuführen, ist es unerlässlich, die besten Tools für virtuelle Meetings auszuwählen, die Ihren Anforderungen perfekt entsprechen. Die gute Nachricht ist, dass es viele der beliebtesten und unglaublichsten Online-Konferenzdienste gibt. Einige der großartigen Optionen sind unter anderem ezTalks Cloud Meeting , Join.Me, Google Hangouts. Verschiedene Optionen zeichnen sich oft durch bestimmte Funktionen aus, die möglicherweise Ihren Anforderungen entsprechen. Stellen Sie sicher, dass allen Teilnehmern des Meetings die Apps leicht zugänglich waren und getestet wurden, damit sie auf ihren Computern oder Mobilgeräten funktionieren.

2. Verteilen Sie Materialien und Tagesordnung im Voraus

Sofern es sich nicht um ein zwangloses Treffen handelt, haben formelle Treffen oft detaillierte Tagesordnungen, die umreißen, was besprochen wird, und natürlich, wie viel Zeit jedes Thema behandelt wird. Wenn Sie ein virtuelles Meeting planen, stellen Sie sicher, dass Sie Diskussionsangelegenheiten im Voraus herausgegeben haben, und vermeiden Sie Probleme in letzter Minute. Für eine effektive virtuelle Kommunikation müssen entfernte Teilnehmer in der Regel ausreichend Zeit haben, auf die Materialien zuzugreifen und sich mit ihnen vertraut zu machen. Darüber hinaus sollte jedes Dokument (einschließlich der Tagesordnung) eindeutig beschriftet und nummeriert werden, um im Verlauf des virtuellen Meetings leicht darauf zugreifen zu können.

3. Geben Sie detaillierte Anweisungen zum Beitritt zum Meeting

Es sollte nicht davon ausgegangen werden, dass jeder ein Internetgenie ist. Meistens werden Sie einige Leute treffen, die noch nie eine Online-Meeting-Plattform genutzt haben, und dafür werden Sie eine ineffektive Kommunikation haben. Daher ist es bei der Planung solcher Treffen wichtig, Ihre Einladung zu versenden und sicherzustellen, dass Sie detaillierte Anweisungen zur Teilnahme beigefügt haben. Fügen Sie außerdem Verfahren hinzu, was zu erwarten ist und sogar, wie Sie kontaktiert werden können, falls der Teilnehmer auf einige Herausforderungen stößt.

4. Respektieren Sie Zeitzonen

Virtuelle Meetings können zu einem bestimmten Zeitpunkt Teilnehmer aus der ganzen Welt haben. Wie wir alle wissen, ist es zwar für Teilnehmer in London vorzuziehen, ein Treffen gegen 14 Uhr nachmittags abzuhalten, es ist jedoch möglicherweise nicht möglich, jemanden in Fernost zur gleichen Zeit am Morgen zu bitten, daran teilzunehmen Treffen. Natürlich ist der Zeitunterschied eine große Herausforderung bei der Organisation eines virtuellen Meetings, aber Sie können es mit dem Google Kalender-Add-on verwalten, das oft als Weltzeituhr bezeichnet wird. Es zeigt die entsprechende Besprechungszeit in der Zeitzone jedes Teilnehmers an.

5. Haben Sie einen Backup-Plan

Egal wie gut Sie Ihren virtuellen Besprechungsraum geplant haben, es ist menschenunmöglich, alles zu kontrollieren, und gelegentlich klappt es nicht. Zum Beispiel kann Ihre Internetverbindung ausfallen, Ihr Mobilgerät/Computer stürzt unerwartet ab oder manchmal können Ihre Teilnehmer keine Verbindung herstellen, nur weil sie die Meeting-App nicht zum Laufen gebracht haben. All dies und noch viel mehr kann Ihre virtuellen Meetings wirkungslos machen. In Anbetracht dessen ist es wichtig, einen Plan B zu haben. Der Alternativplan könnte ein Internet-Backup beinhalten, wenn Sie das virtuelle Meeting von einem Ort aus durchführen, an dem es zu Dienstausfällen und Störungen kommt. Falls die bevorzugte App für virtuelle Meetings Ihr Problem sein könnte, ziehen Sie in Betracht, einen alternativen Meeting-Link einzurichten. Halten Sie außerdem eine Backup-Audio-Telefonleitung bereit, um Ihr Audio zu ergänzen, falls die Audioverbindung verstümmelt ist.

6. Begeistern Sie die Teilnehmer

Es wurde erkannt, dass die Einbindung der Teilnehmer immer wieder eine der größten Herausforderungen bei der Durchführung effektiver Remote-Meetings darstellt. Glücklicherweise gibt es endlose Vorschläge und Tipps zur Lösung dieses Problems. Dazu gehört, jedem Teilnehmer eine Rolle zuzuweisen, die er im Meeting spielen soll. Häufiger zu gesunden Diskussionen anzuregen, indem Fragen gestellt und um Kommentare gebeten werden, sind einige der anregenden Interaktionen, die ein Meeting lebendig machen.

Fazit

Aus geschäftlicher Sicht werden virtuelle Meetings, sowohl privat als auch beruflich, immer mehr zur Normalität. Da die meisten Menschen Remote-Meetings als kostengünstige Methode zum Erreichen einer Vielzahl von Zielen, einschließlich Schulungen, Webinaren und Konferenzen, annehmen, ist es unerlässlich sicherzustellen, dass effektive Online-Kommunikation nicht gegen Einsparungen eingetauscht wird. Obwohl ein virtuelles Treffen die Notwendigkeit eines persönlichen Treffens nicht vollständig ersetzen wird, hat es dank seiner Bequemlichkeit und einfachen Einführung die Produktivität im Geschäft gesteigert. Mit der oben erläuterten Liste von Tipps für effektive virtuelle Meetings werden die Herausforderungen, die häufig bei der Durchführung solcher Meetings auftreten, geringer und der Prozess wird nahtlos.