Tipps für ein erfolgreiches Gruppenmeeting in der Wirtschaftskommunikation

Im Leben eines Unternehmens sind Gruppentreffen ein wesentlicher Bestandteil. Es ist wichtig, Ihre Managementfähigkeiten und -fähigkeiten effektiv einzusetzen, um solche Meetings erfolgreich durchzuführen. Die jüngsten technologischen Fortschritte haben auch die Art und Weise der Durchführung von Gruppengeschäftstreffen verändert. Heutzutage werden verschiedene Videokonferenz-Tools wie ezTalks Meetings usw. für persönliche Treffen verwendet, anstatt die Teilnehmer persönlich in die Besprechungsräume zu rufen. Nachfolgend finden Sie einige Tipps, die Ihr Gruppenmeeting in der Geschäftskommunikationsumgebung effektiver machen können.

Zweck des Treffens: Sie können Ihr geschäftliches Gruppentreffen effektiver gestalten, wenn Sie einen guten Grund dafür haben, es einzuberufen. Sie sollten über den Zweck und das Ziel der Einberufung des Meetings informieren, während Sie das Meeting beginnen. Der wichtigste Teil der effektiven Durchführung eines Geschäftstreffens sind die ersten 5-10 Minuten, in denen der Leiter des Meetings die Basis festlegen, Einschränkungen definieren, die Referenzen arrangieren und den Zweck der Einberufung dieses Meetings erläutern kann usw. Sie können Ihr Gruppenmeeting durchführen effektiver, indem Sie es pünktlich beginnen und beenden, und sprechen Sie während Ihrer Kommunikation mit anderen Teilnehmern gezielt über den Hauptzweck. Das Treffen sollte pünktlich begonnen werden, anstatt auf die Nachzügler zu warten, da dies eine Strafe für diejenigen sein kann, die pünktlich gekommen sind. Außerdem sollten Sie, anstatt den ganzen Vorgang für Nachzügler zu wiederholen, Ihre Kommunikation so fortsetzen, wie sie ist. Es wird den Nachzüglern signalisieren, künftig pünktlicher zu sein.

Fördern Sie offene Diskussionen: Ihr Business Group Meeting kann effektiver sein, wenn Sie andere Teilnehmer zu offenen Diskussionen ermutigen. Es wird den schüchternen Menschen ermöglichen, sich zu äußern, und Ihnen Feedback von den eifrigen Teilnehmern geben, die sich eifriger an diesen Meetings beteiligen möchten. Normalerweise dominieren die Leiter der Geschäftstreffen andere Teilnehmer, um ihre Managementfähigkeiten zu verbessern. Eine solche Dominanz kann andere davon abhalten, ihre Meinung zu einem Thema zu äußern. Um Ihren Instinkt, ein Geschäftsmeeting zu dominieren, zu kontrollieren, ist es besser, wenn möglich, die Führung für dieses Meeting an jemand anderen zu delegieren. Es wird anderen Teilnehmern des Treffens ermöglichen, ihre eigenen Managementfähigkeiten zu verbessern, indem sie die Gedanken der Gruppe organisieren, während sie als Führungskraft auftreten. Außerdem lernen sie, wie man ein Meeting plant und seine Tagesordnung vorbereitet, um das Geschäftsmeeting effektiver zu gestalten . Offene Diskussionen in einem Meeting können allen Teilnehmern helfen, sich konsequent auf die Hauptthemen des Meetings zu konzentrieren.

Schließen Sie das erste Thema, bevor Sie fortfahren: Nachdem Sie ein Thema gründlich besprochen haben, sollten Sie das Thema nach einer endgültigen Entscheidung vollständig schließen, damit Sie das gesamte Gruppen-Business-Meeting zum nächsten Thema Ihrer Meeting-Agenda bringen können. Ihr Meeting kann niemals effektiv sein, wenn Sie Zeit verschwenden, indem Sie zum nächsten Thema übergehen, ohne die Diskussionen zum ersten Thema zu beenden oder um den heißen Brei herumzureden.

Überprüfen Sie die Hauptpunkte: Sie können ein Geschäftsgruppenmeeting effektiv leiten, wenn Sie wissen, wie Sie die Hauptdiskussionspunkte wiederholen, während Sie jedes Diskussionsthema oder am Ende des gesamten Meetings abschließen. Sie sollten ein Meeting beenden, nachdem Sie Ihre Zeit- und Aktionspläne zusammen mit der Umsetzung von Aufgaben und Plänen überprüft haben. Es ermöglicht auch anderen Teilnehmern des Treffens, an den in diesem Treffen getroffenen Entscheidungen teilzuhaben. Einige sehr interessante Dinge können passieren, wenn Menschen sich an einem Punkt einig sind. Solche Vereinbarungen können andere unter Druck setzen, ihnen zu folgen. Wenn sich die meisten Teilnehmer eines Meetings entscheiden, zu einem bestimmten Zeitpunkt eine bestimmte Aufgabe zu erledigen, kann dies einen internen Anreiz auslösen, die Dinge effektiv zu inspizieren, zu überwachen und zu kontrollieren, und Sie von diesen Verantwortlichkeiten befreien. Die Gruppe, die am selben Track arbeitet, kann als Zeuge herangezogen werden, wenn sich einer der Teilnehmer darüber beschwert, was getan werden muss oder sollte. So können Sie ein Gruppentreffen effektiv managen, indem Sie das öffentliche Engagement der anderen Teilnehmer als mächtiges Werkzeug nutzen.

Dokumentieren Sie das Meeting: Der wichtigste Teil eines Gruppen-Business-Meetings ist die Verteilung des Protokolls innerhalb der nächsten 24 Stunden. Es führt Aufzeichnungen über die wichtigen Entscheidungen, die in einer Sitzung getroffen wurden, und die darauf basierenden Maßnahmen. Dieses Sitzungsprotokoll kann als Beweismittel verwendet werden, wenn sich diesbezüglich Fragen ergeben. Es wird Ihnen nicht nur dabei helfen, Ihre Managementfähigkeiten zu verbessern, sondern auch die Durchführung eines Meetings effektiver zu gestalten. Sie können solche Aufzeichnungen schriftlich oder mithilfe einiger Videokonferenzlösungen wie ezTalks Meetings usw. führen, selbst wenn Sie ein persönliches Meeting durchgeführt oder ein Online-Meeting über dieses Tool organisiert haben.

Die in diesem Artikel besprochenen Tipps können Ihnen also dabei helfen, Ihr Geschäftstreffen effektiver als früher zu gestalten.