So gestalten Sie virtuelle Meetings interaktiver

In einer zunehmend globalisierten und wettbewerbsorientierten Welt wechseln Unternehmen schnell zu Internet-Kommunikationstools, um Kosten zu sparen und die Effizienz zu steigern. Über 80 % der Firmen weltweit halten jetzt virtuelle Meetings über Video-Telekonferenz-Technologie ab. Für diejenigen, die im Dunkeln tappen, ermöglicht ein virtuelles Meeting Ihnen und Ihrem Team, sich online auszutauschen – unabhängig von Ihren jeweiligen Standorten. Sehen Sie den Punkt?

Wenn Sie ein Geschäftsinhaber sind, der kürzlich umgestellt hat, und ständig neugierig sind, wie Sie virtuelle Meetings interaktiver gestalten können, finden Sie hier einige Best Practices der Branche, um das Beste aus Ihren Meetings herauszuholen:

1. Setzen Sie sich klare Ziele

Es stimmt, dass spontane Meetings kreative Ideen hervorbringen können, aber was tun Sie, wenn die Dinge schief gehen? Dann definieren Sie Ihre Ziele für das nächste Treffen. Wenn Sie eine Agenda erstellt haben, hat Ihr Team ausreichend Zeit, um über wichtige Punkte nachzudenken. Auch die Einführung von Grundregeln wäre eine gute Möglichkeit, die Ordnung während des Meetings aufrechtzuerhalten. Jede Regel, die Ihrer Meinung nach zur Steigerung der Effizienz beitragen würde, sollte auf die Probe gestellt werden. Erfahrene Teamleiter beginnen manchmal mit dem Endergebnis, um dem Team auf subtile Weise zu signalisieren, dass sie es ernst meinen – es gibt jedoch einen Haken. Wenn Sie zu viele Ziele hineinquetschen, kann Ihr Meeting zu einem wirklich langweiligen Marathon werden, der Sie wieder auf den Anfang bringt. Gute Meetings sind präzise und kurz. Planen Sie frühzeitig, entscheiden Sie sich für ein paar Ziele und verschicken Sie diese Agenda sofort!

2. Stellen Sie sicher, dass Sie richtig konfiguriert sind

Die größte Abschreckung bei virtuellen Meetings sind diese lästigen technischen Probleme. Eine Unterbrechung der Kommunikation kann ein Meeting buchstäblich stoppen und Ihren Fluss und Ihre Zeit zerstören. Stellen Sie sich vor, Sie führen eine großartige Diskussion über die Einführung Ihrer neuen Marketingstrategie und plötzlich – schnapp! Der Ton Ihres Marketing-VP wird unterbrochen. Ihr Team ist abgelenkt, Ihnen gehen die Ideen aus und dann ist Weihnachten vorbei. Der einzige Ausweg aus diesem Chaos besteht darin, die Geräte vor jedem Meeting von Ihren hauseigenen Technikern testen zu lassen. Oder Sie wählen Ihre Konferenzsoftware mit Bedacht aus. Eine Möglichkeit, Hardwareprobleme zu beseitigen, besteht darin, einen Cloud-basierten Dienst wie ezTalks Cloud Meeting zu abonnieren. Alles, was man tun müsste, ist, sich bei ihrem Dienst anzumelden, und ein einfacher Webbrowser würde ausreichen, um große Meetings abzuhalten.

3. Halten Sie eine herzliche, aber gelassene Atmosphäre aufrecht

Die einzige Möglichkeit, Ihr Team dazu zu ermutigen, entgegenkommender zu sein, besteht darin, die Dinge ein wenig zu lockern. Lassen Sie uns die Unternehmensatmosphäre aus dem Fenster werfen und versuchen, eine lockere Brainstorming-Sitzung zu initiieren, bei der jeder frei ist, Fragen zu stellen und Kommentare abzugeben, wenn der Ideenfluss alles ist, wonach Sie suchen. Eine Möglichkeit, das Eis zu brechen, besteht darin, mit einer Umfrage oder einer offenen Frage zu beginnen. Oder Sie könnten Präsentationen oder Videos entwerfen, die Ihre Teilnehmer zur Teilnahme anregen, wenn einfache Unterhaltungen nicht ausreichen. Wenn Sie eine Deadline haben, dann gestalten Sie den Ablauf Ihres Meetings etwas klarer. Kehren Sie zu den Methoden der alten Schule zurück, indem Sie die Teilnehmer nach dem Zufallsprinzip durchgehen, oder versuchen Sie, spezifische Fragen zu stellen – „David, was halten Sie davon?“

4. Verwenden Sie immer Videofunktionen

Denken Sie darüber nach, was ist aufregender? Text- und Audio-basierte Chats werden schnell eintönig und wirken nicht mehr ansprechend. Untersuchungen zeigen, dass die Teilnehmer aktiver und bewusster über ihre Ergebnisse sind, während sie Videos sehen, während sich die meisten Mitarbeiter bei Texten größtenteils nicht einmal konzentrieren können. Ein HD-Stream wirkt sich also positiv auf die allgemeine Stimmung und den Ton des Meetings aus. Außerdem gibt es keinen Spielraum für Ihre Teilnehmer, sich leicht ablenken zu lassen oder Multitasking zu betreiben, schließlich können Sie sich gegenseitig überwachen.

5. Meistern Sie Ihre Admin-Steuerelemente

Die meisten heutigen Konferenzprogramme sind mit Admin-Steuerelementen vorinstalliert. Wenn Sie der Chef sind, können Sie die Privilegien der Teilnehmer steuern, wie z. B. die Stummschalttaste. Oft missbraucht, hat die Stummschalttaste mehr geschadet als geholfen. Mit großartiger Software können Sie den Modus wechseln und Aspekte der Kommunikation steuern, z. B. entscheiden, wer sprechen darf und wer gehen darf. Wenn Sie die Kontrolle haben, können Sie eingreifen, sobald Sie das Gefühl haben, dass die Dinge aus dem Ruder laufen. Sie können Ihre Meetings auch für zukünftige Analysen aufzeichnen. Stellen Sie also sicher, dass Sie mit Ihrer Software genügend Kontrolle über das Meeting haben. Wenn Sie über genügend Tools verfügen, um ein Meeting effizient zu überwachen, werden Ablenkungen und Ausreden in Schach gehalten.

Fazit

Virtuelle Meetings sind ein Glücksfall für alle Arten von Geschäftsinhabern – ob klein oder groß. Denn wer möchte nicht Talente auf globaler Ebene nutzen? Ein wenig Aufwand, um die Dinge in Ihren Meetings aufzupeppen, wird viel dazu beitragen, die Moral Ihres Teams zu steigern und die Gesamtleistung und Produktivität der Organisation zu verbessern. Die Vorteile sind wie Sand am Meer, jedem das Seine. Große Unternehmen sparen eine Menge Papierkram, während Unternehmen mit knappem Budget keine Ressourcen für Reisen und die Suche nach Talenten verschwenden müssen. Mit ein wenig Planung für eine interaktive Sitzung und einer guten Konferenzplattform können Sie Ihr Unternehmen virtuell von Ihrem gemütlichen Schlafzimmer oder dem örtlichen Café aus leiten.