8 Tipps für eine erfolgreiche Meeting-Teilnahme
Mit einem Firmenmeeting können Sie ganz einfach von Ihren Kollegen und Vorgesetzten wahrgenommen werden. Alles, was Sie zu einem Meeting mitbringen, kann anderen einen optimistischen oder falschen Eindruck von Ihnen vermitteln. Es ist unerlässlich, sich im Voraus auf Geschäftstreffen vorzubereiten, und Sie müssen sich auch an einige grundlegende Regeln halten, die Ihnen helfen, während der Konferenz das Rampenlicht zu erobern. Hier werden wir über einige wesentliche Tipps für eine effektive Teilnahme an Meetings sprechen.
1. Erklären Sie das Ziel des Meetings klar
Der erste Tipp zur Teilnahme an Meetings besteht darin, den Zweck der Konferenz klar zu erklären. Sie werden auf mehrere Treffen stoßen, die überhaupt keinen wirklichen Zweck haben. Seltsamerweise könnte eine zwecklose Konferenz aus einem übermäßigen Zeitplan oder viel Impulsivität resultieren, was zu einem hastig zusammengestellten Konzept mit einem schlecht definierten Ziel führt. Achten Sie darauf, den Zweck der Einberufung der Konferenz zu verstehen, und fragen Sie sich dazu genau, was Sie Ihren Teilnehmern über die Ausrichtung der Konferenz mitteilen möchten. Darüber hinaus ist es ratsam zu beurteilen, ob ein Gruppentreffen der effektivste Weg ist, Ihr Ziel zu erreichen.
2. Beiträge leisten
Ihre Teilnahme an der Versammlung ist unvollständig, falls Sie die Versammlung verlassen, ohne einen Beitrag geleistet zu haben. Während einige Konferenzen interaktiver sind, dienen andere hauptsächlich der Bereitstellung von Informationen. Versuchen Sie in beiden Fällen, Fragen zu stellen, Bemerkungen zu machen oder einfach Ihre helfende Hand zu reichen. Versuchen Sie, auf die perfekte Gelegenheit zu warten, um angemessene Kommentare abzugeben, und ergreifen Sie auch Maßnahmen, um nicht unaufrichtig zu erscheinen. Falls Sie jemandem ein Kompliment machen möchten, ist es ratsam, dieser Person mitzuteilen, was genau Sie an ihr positiv finden.
3. Wählen Sie Ihr Timing aus
Seien Sie während Ihrer Teilnahme an der Besprechung nicht die erste Person, die einen bestimmten Vorschlag oder eine Präsentation kommentiert, falls Sie kein Experte oder leitender Manager sind. Stattdessen könnte jemand anderes Ihre Fragen beantworten und Sie könnten feststellen, dass Sie das Gesagte tatsächlich falsch verstanden haben. Seien Sie darauf vorbereitet, jeden Kommentar abzugeben, wenn Sie sicher sind, dass Ihre Meinung wirklich gefragt ist.
4. Versuchen Sie niemals zu dominieren
Eine weitere effektive Richtlinie zur Teilnahme an Meetings besteht darin, die Diskussion nicht zu dominieren, selbst wenn Sie einige wichtige Fragen haben, die für das Meeting unerlässlich sind. Lassen Sie auch andere ihre eigene Meinung äußern, nachdem Sie Ihren Standpunkt geäußert haben - es ist ihnen möglich, weitere Punkte hinzuzufügen, die Sie selbst hinzufügen möchten, sodass Sie die Möglichkeit haben, sich zurückzulehnen und anschließend Beiträge zu leisten.
5. Weniger Teilnehmer einladen
Die Beschränkung der Anzahl der Personen, die an Besprechungen teilnehmen, spart Ihren Mitarbeitern viel Zeit. Sie müssen ihre Zeit nicht für eine unwesentliche Konferenz aufwenden, und dies wird ihnen helfen, sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Darüber hinaus können Sie gezieltere und produktivere Meetings nur mit den Hauptbeteiligten durchführen.
6. Pünktlich beginnen und enden
Falls Sie regelmäßig Meetings organisieren müssen und dafür bekannt sind, dass Sie pünktlich beginnen und auch pünktlich enden, wird es Sie nicht überraschen, wenn viele Ihrer Kollegen bereitwillig zu Ihren Meetings erscheinen. Einzelpersonen werden Sie für Ihre Fähigkeiten zur Teilnahme an Meetings schätzen, wenn Sie den Wert ihrer Zeit verstehen. Organisieren Sie außerdem niemals ein Meeting, das länger als 60 Minuten dauern soll. Eine Stunde ist in der Regel die maximale Zeitspanne, in der sich die Mitarbeiter ungestört konzentrieren können.
7. Behalten Sie die Kontrolle
Sie haben die Verantwortung, alle auf Trab zu halten, falls Sie die Konferenz leiten. Es ist offensichtlich eine wichtige Rolle, die Sie spielen, und es kann eine ziemliche Herausforderung sein, falls das Thema des Treffens für Sie von großer Bedeutung ist. Die Dinge könnten abdriften und in diesem Fall müssen Sie es erkennen und auch ohne Verzögerung zum aktuellen Punkt zurückführen. Es ist wichtig, die Tangente zu identifizieren und sicherzustellen, dass sie anschließend behandelt wird. Es können Situationen auftreten, in denen einige Personen auf einer bestimmten persönlichen Agenda bestehen, und in diesem Fall müssen Sie versuchen, den Beitrag dieser Person einzuschränken, während Sie sich außerhalb der Konferenz mit ihnen darüber unterhalten, was von ihnen für die Besprechungen erwartet werden sollte.
8. Behalten Sie den Überblick über elektronische Geräte
Gegenwärtig haben die meisten von uns die Angewohnheit, ständig auf ihre Smartphones zu schauen, was uns von den Zielen des Meetings ablenken kann. Ob Ihre Teilnehmer zum Zeitpunkt der Konferenz mit ihren Handys umgehen können, müssen Sie selbst herausfinden. Einer der effektivsten Tipps zur Teilnahme an Meetings besteht darin, den Teilnehmern zu erlauben, ihre Smartphones während des Meetings in den Vibrationsmodus zu versetzen und Anrufe nur dann entgegenzunehmen, wenn es wirklich dringend ist.
ezTalks Meetings ist die effektivste Anwendung für eine Online-Geschäftskonferenz. Es kann problemlos während jeder physischen Besprechung verwendet werden, sodass die andere Person, die sich entfernt von Ihnen befindet, problemlos an der Konferenz teilnehmen kann.
Fazit
Nachdem Sie diese oben genannten Teilnahmetipps für ein Meeting durchgearbeitet haben, sind Sie in der Lage, in Zukunft für jedes einzelne Meeting eine sinnvolle Orientierungshilfe zu bieten. Auch die Teilnehmer der von Ihnen organisierten Meetings können Ihre Taktik nutzen, um selbst tolle Konferenzen zu organisieren.