10 Tipps für Remote-Meetings
Die Art und Weise, wie Teams arbeiten und zusammenarbeiten, ändert sich ständig. Outsourcing, Remote Workforces und Consulting sind im Aufwärtstrend. Die Präferenz von Kunden, aus Zeitgründen lieber aus der Ferne als persönlich zu kommunizieren, wird immer häufiger. Eines der Hauptprobleme, das die Remote-Arbeit seit einiger Zeit kränkelt, ist die effektive Durchführung eines virtuellen Meetings. Remote-Meeting wird definiert, wenn Personen aus der ganzen Welt Text, Audio und Video verwenden, um unabhängig von ihrem Standort online zu kommunizieren. Solche Treffen ermöglichen es Einzelpersonen, Daten und Informationen in Echtzeit auszutauschen, und es ist nicht erforderlich, dass sie an einem einzigen physischen Ort anwesend sind. Unproduktive Remote-Meetings sind unerwünscht und sollten nicht Teil des Betriebs einer Organisation sein. Aus diesem Grund ist es wichtig, nützliche Tipps für Remote-Meetings zu erhalten.
10 Haupttipps für Remote-Meetings
Wie bereits erwähnt, kann es ziemlich schwierig sein, effektive Remote-Meetings zu veranstalten. Aus diesem Grund müssen die Menschen mit nützlichen und praktischen Tipps für Remote-Meetings ausgestattet werden, die sicherstellen können, dass ihre Meetings erfolgreich oder produktiv sind. Im Folgenden finden Sie einige Tipps für Remote-Meetings:
1. Ideale Tools für Remote-Meetings
Es ist immer ratsam, die richtigen Remote-Meeting-Tools auszuwählen, die Ihren Anforderungen entsprechen oder den beabsichtigten Zweck erfüllen. Es gibt heute mehrere effektive Software auf dem Markt, die verwendet werden können, um Remote-Meetings wie ezTalks Meetings zu erleichtern. Solche Software unterstützt Videokonferenzen , Desktop-Sharing und andere unzählige Funktionen, die erfolgreiche Remote-Meetings fördern. Dies kann wohl als einer der Faktoren angesehen werden, die zu effektiven Remote-Meetings beitragen. Investieren Sie in ein Meeting-Tool wie ezTalks Cloud Meeting, das sowohl schnell als auch einfach zu bedienen ist.
2. Zeitzonenempfindlichkeit
Personen, die für die Organisation von Remote-Meetings verantwortlich sind, sollten darauf achten, eine Zeit zu wählen, die für alle Teilnehmer geeignet ist. Dies stellt sicher, dass alle Teilnehmer anwesend sind, und führt letztendlich zu einem effektiven Meeting.
3. Tagesordnung
Es hat sich bewährt, die Tagesordnung eines Remote-Meetings vor dessen Abhaltung mitzuteilen. Dadurch wird garantiert, dass kein Teilnehmer abgelenkt wird. Wenn Sie die Agenda einen oder sogar zwei Tage lang teilen, können alle Teilnehmer auf Kurs bleiben. Abgesehen davon, dass die Agenda im Voraus geteilt werden sollte, sollte sie sorgfältig geplant werden, damit sie nur bestimmte Dinge abdeckt und sich an den vorgegebenen Plan hält.
4. Einladungen
Es ist sehr schwierig, Remote-Meetings mit zahlreichen Teilnehmern durchzuführen. Dies liegt hauptsächlich an technologischen Einschränkungen und der Unfähigkeit aller, während des Treffens einen Beitrag zu leisten. Es ist ratsam, mit einer kleinen Anzahl von Teilnehmern zu beginnen und die Anzahl mit zunehmendem Erfolg des Remote-Teammanagements schrittweise zu erhöhen.
5. Regeln formulieren
Egal, ob es sich um ein wiederkehrendes Meeting, eine Abstimmungssitzung, ein Projektupdate oder sogar ein Brainstorming handelt. Es ist wichtig, Regeln zu entwickeln, die den Ablauf des Treffens steuern. Dieser sollte vor der Sitzung verteilt oder besser noch für einen längeren Zeitraum angelegt werden. Unkontrollierbare Remote-Meetings fördern weder die Kreativität noch sind sie produktiv. Tatsächlich führen sie wahrscheinlich zu Chaos, weil alle gleichzeitig sprechen wollen oder jemand ein Gespräch dominieren will.
6. Einführungen
Jeder, der an einem Remote-Meeting teilnimmt, sollte gleich zu Beginn von der Person vorgestellt werden, die das Meeting leitet. Dies fördert die einfache Interaktion zwischen den Teilnehmern und hält die Menschen von Anfang an engagiert. Ein weiterer Grund, alle vorzustellen, ist, dass die Videokamera während eines Remote-Meetings nicht alle Redner zeigt. Menschen sind tendenziell eher bereit, einen Beitrag zu leisten, und sind offener, wenn sie die Identität der Person kennen, die Bereitschaftsdienst hat.
7. Smalltalk
Ebenso wichtig ist es für die Teilnehmer eines Remote-Meetings, vor Beginn des Meetings Small Talk zu führen. Es ist vorteilhaft, weil es den Menschen das Gefühl gibt, verbunden zu sein, und ihnen auch hilft, ihre Präsenz zu spüren. Dinge, die während des Smalltalks besprochen werden, sollten Angelegenheiten außerhalb der Arbeit sein.
8. Erinnerung an das Ziel
Dies ist einer der besten Tipps für Remote-Meetings. Die Teilnehmer sollten sofort zu Beginn an das Ziel des Meetings erinnert werden. Dies kann erreicht werden, indem ein Aufkleber des Besprechungsziels auf einem Whiteboard für die Online-Zusammenarbeit angebracht wird, sofern verfügbar. Dies trägt dazu bei, dass es allen Anwesenden frisch in Erinnerung bleibt.
9. Vorbereitung
Die Technologie ist sehr gut, kann aber manchmal enttäuschen. Dies ist der Hauptgrund, warum es ratsam ist, einem Meeting immer etwas früher als zur geplanten Zeit beizutreten . Auf diese Weise können Sie testen, ob alles ordnungsgemäß funktioniert, anstatt ein unvorhergesehenes Problem zu beheben. Wenn Sie früh einsteigen, haben Sie auch die Möglichkeit, eine Alternative zu finden, wenn Ihre Hardware oder Software Probleme hat.
10. Rückmeldung
Der beste Weg, um alle Teilnehmer eines Remote-Meetings aufmerksam und engagiert zu halten, besteht darin, kontinuierlich um Feedback zu bitten. Dies wird niemandem die Möglichkeit geben, sich abzuwenden. Darüber hinaus wird es alle dazu ermutigen, sich aktiv zu beteiligen, indem sie Bedenken äußern, Kommentare abgeben und sogar Fragen stellen.
Die obigen Tipps für Remote-Meetings sind nicht vollständig, da es noch viele mehr gibt, aber sie sollten ausreichen, um ein effektives Meeting zu ermöglichen.
Fazit
Die oben genannten aufschlussreichen Informationen zur Definition von Remote-Meetings und Tipps sollten Unternehmen dabei helfen, erfolgreiche Remote-Meetings durchzuführen.