Top 7 virtuelle Meeting-Etiketten für die Durchführung eines erfolgreichen Meetings

Überall auf der Welt finden Besprechungen über das Internet, über Telefonleitungen, mithilfe von Videokonferenzen und anderen Technologieträgern statt. Der Vorteil dieser Art von Meetings besteht darin, dass Kollegen sich treffen und Projekte besprechen können, ohne an einem geografischen Ort sein zu müssen.

Virtuelle Meetings können eine große Zeitersparnis sein, da sie es Unternehmen ermöglichen, Meetings durchzuführen, ohne Geschäftsreisen buchen zu müssen. Während virtuelle Meetings eine Menge Vorteile bieten, stehen sie vor erheblichen Herausforderungen, als nur aus einer Reihe von Optionen für Videokonferenzen, Telefonkonferenzen oder Web-Meetings auszuwählen. Nachfolgend finden Sie 7 effektive virtuelle Meeting-Etiketten für die Durchführung eines erfolgreichen Meetings.

Definieren Sie Ihre Agenda

Erkennen Sie, dass virtuelle Meetings Zeit sparen und die Produktivität steigern sollen. Als solche sollten sie nicht zu lange laufen. Planen Sie als virtueller Besprechungsleiter die Start- und Endzeit und gestalten Sie die Besprechung so prägnant wie möglich. Wenn Sie beabsichtigen, ein Meeting für eine Stunde zu planen, werden Sie wahrscheinlich mehr als eine Stunde brauchen, da einige Teilnehmer das Gespräch ins Unkraut treiben werden. Planen Sie das Meeting also für die Hälfte der Zeit, die Sie ursprünglich geplant hatten. Bereiten Sie die Tagesordnung vor und teilen Sie den Teilnehmern den Zweck des Treffens mit. Die Teilnehmer müssen den Zweck des Treffens respektieren.

Wählen Sie den richtigen Dienst

Die nächste Etikette für virtuelle Meetings, die wir erwähnen möchten, besteht darin, im Voraus sicherzustellen, dass die Technologie, die Sie verwenden möchten, in einem guten Betriebszustand ist. Wieso den? So haben Sie genügend Zeit, um erforderliche Anpassungen vorzunehmen. Die Wahl eines zuverlässigen Dienstes ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen virtuellen Meeting. Es gibt viele Anbieter von Videokonferenzdiensten, aber wir würden ezTalk Cloud Meeting vor allem wegen seiner hochauflösenden Bilder und klaren Audios empfehlen.

Zu den bemerkenswerten Funktionen gehören die gemeinschaftliche Freigabe des Whiteboards, die Bildschirmfreigabe, der Gruppenchat und der private Chat und die Aufnahme für die spätere Wiedergabe. Das ist nicht alles! Der Dienst ermöglicht es Ihnen, virtuelle Meetings mit bis zu 500 Teilnehmern abzuhalten.

Binden Sie die Teilnehmer ein

Virtuelle Meetings neigen dazu, sofort zu starten, was sich nachteilig auf den Aufbau von Beziehungen auswirken kann. Als Moderator müssen Sie dafür sorgen, dass sich die Teilnehmer verbunden fühlen, damit Sie ein produktives Meeting haben. Wie? Bitten Sie jeden Teilnehmer, sich gegenüber der Gruppe zu identifizieren. Denken Sie auch daran, sie daran zu erinnern, ihre Namen zu nennen. Eine andere Möglichkeit, das Publikum zu beschäftigen, besteht darin, eine Frage zu stellen und Antworten per Chat zu erhalten. Wenn es Teilnehmer gibt, die sich nicht zu der Besprechung äußern, sollten sie stumm geschaltet werden, damit Geräusche von ihrem Standort den Ablauf nicht stören.

Achten Sie darauf, präzise zu sprechen

Wenn Sie eine Führungskraft sind, halten Sie Ihre Punkte prägnant. Virtuelle Meetings können langweilig sein, wenn nur ein Teilnehmer spricht. Die Teilnehmer werden es leid sein, einer einzelnen Person zuzuhören, die das Gespräch dominiert. Die Teilnehmer sollten sich engagiert fühlen und die Möglichkeit haben, sich zu äußern und ihre Meinung zu äußern.

Manchmal kann es zu einer zeitlichen Verzögerung zwischen den Teilnehmern kommen, daher müssen Sie ihnen ausreichend Zeit geben, um ihre Rede zu halten. Wenn Sie als Teilnehmer Ihre Meinung äußern möchten, beginnen Sie damit, sich vorzustellen, bevor Sie mit der Erklärung beginnen.

Schließen Sie andere Programme

Eine weitere Etikette für virtuelle Teammeetings besteht darin, Ihre Programme immer zu schließen. Viele Leute melden sich bei den virtuellen Meetings mit verschiedenen geöffneten Programmen an. Mein Rat ist, alle Programme herunterzufahren, bevor Sie dem Meeting beitreten. Dies wirkt sich darauf aus, wie schnell Ihr Computer läuft und wie klar der Ton ist. Außerdem erspart es Ihnen die Peinlichkeit, wenn Sie Bildschirme teilen. Sie möchten nicht, dass Ihre Arbeitskollegen wissen, dass Ihr Ehepartner zur After-Work-Party geht! Halten Sie offen, was für das Meeting erforderlich ist. Versuchen Sie außerdem, dem Meeting früh beizutreten, damit Sie nicht derjenige sind, der zu spät dazukommt und die Teilnehmer ablenkt.

Finden Sie eine ruhige und ruhige Umgebung

Während Sie virtuell tagen, müssen Sie Ihr Meeting in einem professionellen Umfeld abhalten. Suchen Sie sich einen ruhigen Ort ohne Hintergrundgeräusche. Wenn Sie von zu Hause oder einem öffentlichen Ort aus teilnehmen, suchen Sie sich einen ruhigen, privaten Raum und schalten Sie den Fernseher und die Musik aus. Wenn möglich, sorgen Sie dafür, dass sich jemand um kleine Kinder oder Haustiere kümmert, damit sie Ihr Meeting nicht stören. Wir empfehlen eine professionelle Kleiderordnung, um ein professionelles Image aufrechtzuerhalten und auf einem Stuhl zu sitzen, anstatt faul auf dem Sofa zu faulenzen.

Konzentrieren Sie sich auf das Meeting

Bei einem persönlichen Treffen stehen Sie nicht einfach auf und gehen herum. Virtuelle Meetings sind da keine Ausnahme. Sie sollten nicht die Stummschalttaste drücken und auf E-Mails antworten, im Internet surfen. Dies ist eine wichtige Etikette für virtuelle Meetings. Selbst wenn Sie Ihr Mikrofon stumm schalten, könnten Ihre Bewegungen oder Aktivitäten während des Meetings als Versuch interpretiert werden, dem Moderator zu signalisieren, dass er Ihnen die Möglichkeit gibt, Ihre Meinung zu äußern. Dies kann den Redner oder das gesamte Publikum ablenken. Die Teilnehmer sollten sich auf das Meeting konzentrieren und auch die Tagesordnung des Meetings respektieren.

Da haben Sie es, 7 virtuelle Team-Meeting-Etiketten. Das Befolgen dieser Tipps kann verhindern, dass ein Moderator und die Teilnehmer Meetings abhalten, die zu lange dauern oder ineffektiv sind.