Die 10 wichtigsten Gründe, warum die Regierung Videokonferenzen einführen sollte

Kommunikation ist ein Grundbedürfnis aller staatlichen Stellen. Sei es Wahlpropaganda oder gar der ressortübergreifende Gedankenaustausch; Alle Schritte werden von effektiver und durchdachter Kommunikation geleitet. Herkömmliche Methoden, die verwendet werden, um eine reibungslose Kommunikation unter Papierbergen und alten Akten zu ersticken. Glücklicherweise haben sich einige der besten Videokonferenz-Tools langsam eingeschlichen, um die Situation für Regierungsbehörden zu ändern.

Jede Person, von Einzelpersonen bis hin zu Unternehmen, profitiert erheblich von der Explosion hochwertiger und erschwinglicher Hardware- und Softwareoptionen für Videokonferenzen. Bei den Behörden ist es nicht anders. Durch die Einführung von Videokonferenzen als einem der wichtigsten Kommunikationskanäle wird die Regierung sicherlich viel davon profitieren. Während die Senkung der Reisekosten einer der Hauptgründe für behördliche Videokonferenzen war, bietet diese Technologie neben der reinen Kostensenkung noch weitere Vorteile. Hier sind die Möglichkeiten, wie Behörden von Videokonferenzen profitieren können:

Die 10 wichtigsten Gründe, warum die Regierung Videokonferenzen einführen sollte

1. Work-Life-Balance

Vielleicht ist einer der wichtigsten Vorteile, die Videokonferenzen der Regierung bieten, die Möglichkeit, die Work-Life-Balance zu verbessern. Videokonferenzen für die Regierung ermöglichen es Einzelpersonen, von zu Hause aus zu arbeiten und sich dennoch mit ihren Teams und Kollegen zu verbinden. Diese Art von Remote-Arbeitsumgebung erhöht normalerweise die Lebensqualität. Wie? Die Remote-Arbeitsumgebung reduziert den arbeitsbedingten Stress, ermöglicht den Mitarbeitern mehr Flexibilität bei der Bewältigung persönlicher oder familiärer Probleme (während sie weiterhin in Verbindung bleiben) und spart außerdem wertvolles Geld (und Zeit) beim Pendeln. Eine gesunde Work-Life-Balance verbessert die Arbeitsmoral, Loyalität und Leistung – was es zu einer guten Investition sowohl aus Mitarbeiter- als auch aus Unternehmenssicht macht.

ezTalks Meetings gehört zu den besten Videokonferenzlösungen auf dem Markt, die die Work-Life-Balance verbessern. Die professionellen Features heben es von den anderen Videokonferenzlösungen ab. Basierend auf seiner kristallklaren Audioqualität und seinem ultrahochauflösenden Video bietet ezTalks Meetings Regierungen ein echtes Videokonferenzerlebnis. Dies erleichtert virtuelle Meetings mit Partnern und Kollegen auf der ganzen Welt.

2. Bessere Zusammenarbeit

Videokonferenzen der Regierung ermöglichen es den Mitarbeitern, nahtlos und sicher zusammenzuarbeiten. Immer mehr Regierungsangestellte sind vor Ort, dienen den Bürgern direkt, bekämpfen Krisensituationen, verfolgen den Fortschritt ihrer Region oder nehmen an wichtigen Sitzungen teil. Diese Art ihrer Arbeit außerhalb des Büros erfordert, dass sie über ein effektives System verfügen, mit dem sie spontan mit anderen Teams zusammenarbeiten können.

Da Telepräsenz und HD-Videokonferenzen die persönlichen Treffen effektiv replizieren können, können Regierungsbehörden im ganzen Land und sogar im Ausland von jedem Ort aus, an dem eine Internetverbindung besteht, problemlos in Echtzeit zusammenarbeiten.

3. Effiziente Nutzung von Arbeitsstunden

Reisen, Pendeln und Terminschwierigkeiten kosten normalerweise mehr als direktes Kapital. Darüber hinaus verursachen sie auch auf andere Weise zusätzliche Kosten, insbesondere in Bezug auf die Arbeitsstunden; eine der wichtigsten Ressourcen für die Regierung. Ein Gerichtsvollzieher, der einen Gefangenen zu einem bestimmten Treffen überführt, oder sogar ein Anwalt, der seine Reisezeit berechnet, hat sicherlich Anspruch auf eine bestimmte Entschädigung. Was wäre jedoch, wenn Sie keine Zeit mit Reisen verbringen und einfach zu Beginn eines Meetings einchecken müssten? Diese Reduzierung der Reisekosten spart Geld und ist damit einer der wichtigsten Vorteile von Videokonferenzen für Behörden.

4. Bessere öffentliche Interaktionen

Videokonferenzen der Regierung haben die Kluft zwischen den Herrschenden und den Beherrschten überbrückt. Mit Videokonferenzen können Vertreter des öffentlichen Sektors jetzt direkt mit dem Publikum kommunizieren, ihre Fragen beantworten und auch ihre eigenen Stände erläutern. Dies wird sicherlich gut funktionieren, um Massenbeschwerden auszusortieren.

5. Kostengünstige Rechtsverfahren

Durch die Integration von Videokonferenzen in das Justizsystem kann die Regierung einen erheblichen Teil des Geldes der Steuerzahler einsparen. Durch die Verwendung von Videokonferenzen kann der Transport der Insassen vom Gefängnis zum Gerichtsgebäude während der Gerichtsverfahren entfallen. Darüber hinaus können Pflichtverteidiger auch effizient mit ihren Kunden über Angelegenheiten wie Anträge auf Kaution für Häftlinge, Anhörungen und mehrere andere benannte Gerichtsangelegenheiten kommunizieren, ohne notwendigerweise reisen zu müssen.

6. Bürgerorientierte Kommunikation

Interaktive Videokonferenzen in Behörden bieten nicht nur Vorteile in Bezug auf die Kommunikation zwischen Ämtern oder die mobile Zusammenarbeit zwischen Behördenmitarbeitern. Es ist auch ein sehr wichtiges Instrument für die Beteiligung der Bürger. Rathausversammlungen und mehrere andere öffentliche Veranstaltungen leiden in der Regel unter geringer Besucherzahl, was wiederum zu einem unterdurchschnittlichen Engagement der Bürger führt. Videokonferenzen für die Regierung ermöglichen es diesen Bürgern, an einem Dialog mit ihren Regierungsvertretern teilzunehmen und ihrerseits ihre Stimme überall und jederzeit zu erheben.

7. Verbessertes Arbeitsumfeld

Da die meisten Regierungssektoren Unternehmensmobilität akzeptieren, kommen auch Arbeiten von zu Hause aus und Remote-Arbeitskulturen auf. Arbeitnehmer können heutzutage sogar von zu Hause aus mit ihren Arbeitskollegen oder Teams zusammenarbeiten. Diese neueste Entwicklung hat den Arbeitsstress kontrolliert und ihnen dennoch geholfen, ein gutes Leben zu führen; Mitarbeiter in glückliche Mitarbeiter verwandeln.

8. Erste Reaktion und Mitteilungen zur öffentlichen Sicherheit

Videokommunikation trägt in der Regel dazu bei, die Reaktionszeiten im Notfall zu verbessern. Darüber hinaus ermöglicht es den Teams, in kritischen Situationen schnelle operative Entscheidungen zu treffen, einschließlich kritischer Bedarfsanalyse, Krisenkommunikation, Bereitschafts- und Reaktionstraining, Notfallmanagement und Gewährleistung der Sicherheit der Bürger während eines Notfalls.

9. Mobilität und Flexibilität

Mobilität und Flexibilität – umso mehr, je mehr Software für mobile Videokonferenzen verfügbar wird – sind ebenfalls ein großes Plus. Eine Besprechung muss nicht mehr aufgrund von Reise- und Zeitbeschränkungen verschoben werden, die für persönliche Konferenzlösungen gelten. Ein wichtiger Akteur kann nicht länger aufgrund eines widersprüchlichen Zeitplans oder einer geografischen Entfernung davon ausgeschlossen werden, sein Wissen einzubringen. Die erhöhte Mobilität und Flexibilität hat Videokonferenzen für die Regierung zu einer Notwendigkeit gemacht.

10. Verstärkte abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

Abteilungen im Privatsektor haben normalerweise unterschiedliche Rollen, die miteinander verbunden sein könnten, haben jedoch unterschiedliche operative Regionen. Eine verstärkte Zusammenarbeit zwischen den Ministerien war nur über Videokonferenzen möglich. Jede Abteilung kennt heute den Projektfortschritt und die Rolle der beteiligten Mitarbeiter.

Fazit

Genau wie der Privatsektor müssen auch Regierungsorganisationen schneller und mit wenigen Ressourcen bessere Managemententscheidungen treffen. Angesichts von Trends wie BYOD und Remote-Arbeit, die schnell an Arbeitsplätzen im öffentlichen Sektor Einzug halten, muss die Zusammenarbeit heutzutage weit über die 4 Wände eines traditionellen Konferenzraums hinaus stattfinden. Staatliche Videokonferenzen können sicherlich all diese Anforderungen erfüllen und gleichzeitig die Gesamtbetriebskosten senken.