Tipps für erfolgreiche Webkonferenzen

Webkonferenzen sind eine effektive, kostengünstige und bequeme Methode zur Kommunikation und Zusammenarbeit mit Ihren geografisch verteilten Mitarbeitern und Kunden. Heutzutage sind Webkonferenzen auf fast jedem Gerät verfügbar und werden für viele Zwecke verwendet, einschließlich Mitarbeiterschulungen, Aktionärsversammlungen, Produkteinführungen, Marketingdienstleistungen – sogar für Interviews mit potenziellen Mitarbeitern.

Auch wenn Webkonferenzen den mit Geschäftsreisen verbundenen Ärger und die damit verbundenen Kosten beseitigen, erfordert Ihre Konferenz dennoch die gleiche Menge an Voraussicht und Mühe wie ein persönliches Treffen, damit sie für Sie und Ihre Mitarbeiter wertvoll und eine konstruktive Zeitnutzung ist Teilnehmer. Glücklicherweise gibt es einige Dinge, die Sie tun können, um ansprechendes Material bereitzustellen, das Ihre Teilnehmer konzentriert und aktiv an Ihrem Meeting teilnehmen lässt. Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen, Online-Meetings so durchzuführen, wie Sie es sollten.

Stellen Sie sicher, dass die virtuelle Umgebung für das Meeting geeignet ist

Es gibt verschiedene Arten von Meetings wie Managementmeetings, Projektplanungsmeetings, kreative Brainstorming-Sitzungen, Verkaufsgespräche, Kundengewinnungssitzungen und Videobearbeitungssitzungen in Echtzeit. Bei einigen Arten von Besprechungen ist es jedoch erforderlich, Personen persönlich zu treffen, wie z. B. bei wichtigen Besprechungen mit potenziellen Kunden oder bei persönlichen Gesprächen zur Beschäftigungsentwicklung. Wenn Sie der Meinung sind, dass der Inhalt des Meetings für ein virtuelles Meeting geeignet ist, dann entscheiden Sie sich dafür. Wenn Sie das anders sehen, treffen Sie Ihren Kunden in einem persönlichen Gespräch.

Kenne deine Zuhörer

Bevor Sie sich auf ein Online-Webmeeting vorbereiten, versuchen Sie, Ihr Publikum kennenzulernen. Es ist notwendig, Ihr Publikum vor einem Meeting zu kennen, da es Ihnen hilft, die richtigen Inhalte für das virtuelle Meeting vorzubereiten, die mit allen Teilnehmern geteilt werden können. Die Art der Anwendung, die für virtuelle Meetings verwendet wird, sollte einfach zu bedienen sein, genau wie ein Telefonanruf oder das Klicken auf eine Schaltfläche. Sie müssen sicherstellen, dass die Teilnehmer mit der Webkonferenztechnologie vertraut sind.

Entwickeln Sie im Voraus einen Plan und Zeitplan für das Meeting

Vor Beginn des virtuellen Meetings müssen Regeln für das Passieren und Sprechen festgelegt werden. Sie können eine Technologie verwenden, die es den Teilnehmern ermöglicht, auf eine Flagge zu klicken, um zu klingeln oder ihre Hand im virtuellen Präsentationsmodus zu heben. Legen Sie auch Grundregeln für persönliche Chats, Nebengespräche und Broadcast-Mode fest.

Wählen Sie den richtigen Moderator aus

Ein Moderator spielt eine wichtige Rolle bei der Festlegung des Tons und hilft, die Tagesordnung des Meetings auf Kurs zu halten. Die Rolle des Moderators besteht darin, dafür zu sorgen, dass jeder Teilnehmer die Möglichkeit hat, Fragen zu stellen und zum Thema Stellung zu nehmen. Es liegt auch in der Verantwortung des Moderators zu prüfen, ob Teilnehmer, die einen Kommentar abgeben oder sprechen möchten, sich einschalten können. Stellen Sie sicher, dass der von Ihnen gewählte Moderator mit den Funktionen von Webkonferenzsystemen vertraut ist.

Speichern Sie den Inhalt virtueller Meetings

Wählen Sie eine Software für virtuelle Meetings mit Funktionen zum Speichern verschiedener Inhalte, die während virtueller Meetings generiert werden, wie z. B. Whiteboard-Memos, Dokumente, Notizen, Diskussionen, Chats und andere wichtige Inhalte. Sie müssen sicherstellen, dass Sitzungs- und Audiodateien gespeichert werden, da sie von Kollegen verwendet werden können, die aus irgendeinem Grund nicht an der virtuellen Besprechung teilnehmen konnten.

Üben Sie Ihre Präsentation

Vermeiden Sie es, direkt von einem Blatt Papier zu lesen. Selbst wenn Ihre Teilnehmer Sie während der Präsentation nicht sehen können, werden sie feststellen, dass Ihre Präsentation nicht ganz natürlich ist. Wenn Sie viel Material zu behandeln haben und sich Sorgen machen, etwas zu verpassen, ist eine Gliederung eine großartige Möglichkeit, um beim Thema zu bleiben. Bonus: Sie können jedem Thema in Ihrer Gliederung auch bestimmte Zeiträume zuweisen, um Ihre Konferenz auf Kurs zu halten.

Vermeiden Sie es, Ihre Sprache und Bilder zu duplizieren

So wie Sie es vermeiden sollten, direkt von einem Blatt Papier zu lesen, stellen Sie sicher, dass Sie auch nicht direkt von Ihren PowerPoint-Folien lesen. Beschränken Sie stattdessen den Text auf Ihren Folien auf einige wenige Stichpunkte, die Sie während der Präsentation erweitern können.

Bildmaterial bereitstellen

Um die beste Rendite für Ihre Investition in Webkonferenzen zu erzielen, stellen Sie sicher, dass Sie alle Tools und Funktionen nutzen, die Ihr Dienst bietet. Und denken Sie daran, dass Grafiken, Diagramme und andere visuelle Elemente eine großartige Möglichkeit sind, komplexe Informationen einfacher zu verarbeiten.

Planen Sie Zeit für Frage-und-Antwort-Runden ein

Diese finden am Ende einer Konferenz statt, sofern diese 30 Minuten oder weniger dauert. Wenn es über der 30-Minuten-Marke liegt, sollten Sie während Ihres Meetings kleinere Frage-und-Antwort-Sitzungen an Bruchstellen einplanen, z. B. nach jedem Redner oder Thema. Es ermöglicht Ihren Teilnehmern, relevante Fragen zu stellen, bevor sie zu komplexerem Material übergehen, anstatt alle ihre Fragen bis zum Ende Ihrer Konferenz aufzubewahren, wenn Sie zu nicht verwandtem Material übergegangen sind.

Fazit

Das Obige sind Tipps und Richtlinien für die Verwendung von Webkonferenzen. Web-Collaboration-Dienste wie Desktop-Konferenzen können eine wichtige Rolle für den Erfolg Ihres Unternehmens spielen. Es ist jedoch notwendig, die richtigen Webkonferenz-Tools zu verwenden, die es Ihren Partnern, Kunden und Mitarbeitern ermöglichen, mühelos zusammenzuarbeiten und zu interagieren.

Die ezTalks-Webkonferenzanwendung ist ein ideales Tool für virtuelle Meetings, das eine Vielzahl von Vorteilen gegenüber Cloud-Lösungen bietet. Einige der bemerkenswerten sind Integration, Branding und On-Premise-Sicherheit. Die Webkonferenzanwendung ist mit mehreren wesentlichen Funktionen wie Videokonferenzen, Audiokonferenzen, Webkonferenzen und vielem mehr ausgestattet.