Schritte zur Verwendung von Online-Videokonferenzen zur Verbesserung des Krisenmanagements

Wenn es um Konferenzen geht, stellen wir uns ein Bild vor, das verschiedene Videosysteme zeigt, die in einem physischen Konferenzraum installiert sind, in dem Gastgeber und Teilnehmer zu festgelegten Zeiten zusammenkommen, genau wie monatliche Firmenmeetings oder -seminare. Offensichtlich würden Nachzügler diese Art von Konferenzen verpassen, wenn sie in einem dichten Verkehr oder einem Schneesturm feststecken.

Die früheren traditionellen Konferenzsysteme waren nicht so praktisch, weil wir unsere Zeit darauf einstellen konnten, sie anzupassen, aber ansonsten ist es nicht anders. Die Technologie entwickelt sich weiter, und das Aufkommen von Online-Videokonferenzen hat unsere Konferenzroutinen bereits verändert und spielt eine wichtige Rolle bei der geschäftlichen Zusammenarbeit.

Online-Videokonferenzen sind flexibler und benutzerfreundlicher, sodass wir sie nutzen können, um ungeplante und unerwartete Situationen zu bewältigen. Wir haben eine Liste mit Schritten zusammengestellt, die Sie unternehmen können, um eine vollständige Lösung für den Umgang mit verschiedenen Notfallfällen über die Web-Videokonferenz aufzubauen:

Schritt 1. Überlegen Sie, wie viele Zimmer Sie benötigen

Der Online-Konferenzraum ist viel einfacher zu erstellen als die Buchung eines physischen Konferenzraums. Sie müssen auch genau nach Ihren Bedürfnissen überlegen, sonst würde alles durcheinander geraten. Unterschiedliche Besprechungen in verschiedenen Räumen, daher sollten Sie Ihrem Raum einen richtigen Namen geben, den die Besprechungsteilnehmer auch leicht finden können, z. B. „Team von ezTalks Onion“. Wenn Ihr Meeting hin und wieder stattfindet, sollten Sie Ihrem Raum besser einen festen Namen geben. Wenn Ihr Raum nur vorübergehend genutzt wird, können Sie den Namen entsprechend den Zwecken und Themen der Konferenz ändern.

Schritt 2. Geben Sie jedem Raum eine detaillierte Einführung

Wenn Sie mehrere Räume als Backup für Krisensituationen eingerichtet haben, sollten Sie jeden Raum mit einer einfachen Einführung versehen, in der Sie angeben, wann Sie an der Besprechung teilnehmen können und wer Zugang zu dem Raum hat.

Wenn Sie immer noch befürchten, dass jemand die Anweisungen nicht beachtet, können Sie ihm E-Mails senden und ihm mitteilen, wie er dem Meeting beitreten kann, wenn er seinen Browser, sein Tablet oder sein Mobilgerät verwendet.

Schritt 3. Entscheiden Sie, wie viele Teilnehmer Sie einladen möchten

Wenn Sie mit der Erstellung eines Online-Konferenzraums fertig sind, hat theoretisch jeder Zugriff auf diesen Raum. Aber Sie wissen, dass in der Schule jede Klasse ihre begrenzten Plätze für Schüler hat, ebenso hat jeder Online-Konferenzraum seine eigene Größe. Sie können den kostenlosen Konferenzraum für 100 Teilnehmer nutzen oder mehr Zugang für mehr Teilnehmer kaufen.

Da die Ressourcen begrenzt sind, sollten Sie sich genau überlegen, wie viele Personen Sie einladen möchten und ob Sie einen neuen Raum einrichten oder nicht.

Ein Vorteil moderner Online-Videokonferenzen im Vergleich zu älteren besteht darin, dass Sie an einem Meeting teilnehmen können, wo immer Sie sind und welche Geräte Sie verwenden. Sie können einem Meeting beitreten, indem Sie in Ihrem Browser auf den Einladungslink klicken oder den Code eingeben, wenn Sie Ihr Smartphone verwenden. So haben Sie nie wieder Angst, zu spät zu einem Meeting zu kommen.

Schritt 4. Testen Sie Ihre Ausrüstung und machen Sie sich mit der Konferenzsoftware vertraut

Falls während eines Meetings eine Krise auftritt, sollten Sie besser ein Dummy-Meeting durchführen, um Ihr System zu testen und sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist. Sie müssen überprüfen, ob Ihr schweres Netzwerk stabil ist, und alle Funktionen des von Ihnen verwendeten Videokonferenz-Tools testen. Damit Sie erfolgreich ein Meeting veranstalten können.