7 Tipps zur Durchführung effektiver virtueller Team-Meetings
Teammeetings sind aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Es kann so viel leisten, wenn es richtig gehandhabt wird. In modernen Unternehmen arbeiten jedoch immer mehr Menschen aus der Ferne. Weitaus mehr Diskussionen finden in virtuellen Meetings statt als in persönlichen Gesprächen. Es ist gar nicht so einfach, virtuelle Teammeetings effektiv durchzuführen. Hier bieten wir Ihnen sieben Tipps und Tricks für Sie an.
Tipp 1. Wählen Sie Virtual Meeting Software
Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen verwendete Software für virtuelle Meetings über alle Funktionen verfügt, die Sie benötigen. Eines der marktführenden ist ezTalks Cloud Meeting, das über eine effektive Reihe von Funktionen verfügt: Teambesprechungen mit bis zu 500 Teilnehmern, unbegrenzte Anzahl von Besprechungen, Besprechungsplanung, HD-Video und -Audio, Bildschirmfreigabe, Aufzeichnung und Wiedergabe, Whiteboarding, kompatibel mit Mac, Windows, iOS und Android.
Tipp 2. Agenda, Einführungen, Aktionen
Bei einem regelmäßigen Teammeeting sollte es wenig Bedarf geben, Teammitglieder vorzustellen. Machen Sie eine Ausnahme, wenn es neue Mitglieder im Team gibt, aber verschwenden Sie keine wertvolle Zeit. Aber jeder muss die Tagesordnung im Voraus sehen, damit er seine Ansichten vorbereiten kann. Stellen Sie außerdem sicher, dass jeder alle Aktionen sieht, die während der Sitzung aufgezeichnet werden. Eine erfolgreiche Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, Ihr Aktivitätsprotokoll auf dem Bildschirm zu teilen, während Sie fortfahren.
Tipp 3. Höflich und kulturell bewusst
Um effektive virtuelle Teammeetings durchzuführen, muss sich jeder Teilnehmer mehr denn je bewusst sein, dass er höflich und sensibel sein muss. Es ist zu einfach zu glauben, dass die Technologie Sie mit einem magischen Schutzschild versorgt, oder zu vergessen, dass freundliche Hänseleien nicht so freundlich sind, wenn Sie nicht Seite an Seite sind.
Tipp 4. Regelmäßige Besprechungstermine
Ein großer Vorteil virtueller Teambesprechungen besteht darin, dass Ihre Software für virtuelle Besprechungen eine regelmäßige Sitzung zur Planung von Besprechungen unterstützen kann. Auch hier bietet ezTalks Cloud Meeting Meeting-Erinnerungen für regelmäßige Meetings, die alle Links enthalten, die für die Teilnahme an der Sitzung erforderlich sind.
Tipp 5. Kein Multitasking
Als Teilnehmer an einem virtuellen Teammeeting gibt es einige Regeln, die Sie beachten müssen. Neben der Notwendigkeit, sich anzuziehen, auch wenn Sie zu Hause sind (es ist nur höflich), konzentrieren Sie sich auf das, was vor sich geht. Mach kein Multitasking. E-Mails nicht abholen. Gehen Sie nicht weg, um die Tür zu öffnen. Machen Sie kein Getränk. Essen Sie nicht Ihr Mittagessen. Chatten Sie nicht mit Ihrem Nachbarn in der Nebenkabine!
Virtuelle Team-Meetings sind aus mehreren Gründen weitaus effektiver als reine Audio-Meetings. Das Wichtigste ist vielleicht, dass es Menschen vom Multitasking abhält! Wenn sie wissen, dass sie gesehen werden können, wird ihnen eine Disziplin auferlegt. Auf die gleiche Weise ermöglicht die Möglichkeit, Dokumente, Präsentationen, Diagramme und Arbeitsblätter gemeinsam zu nutzen, ein höheres Maß an Interaktion und Engagement.
Tipp 6. Gebote und Verbote
Die 4 Top Do’s in virtuellen Teammeetings
• Seien Sie höflich zu allen anderen Teammitgliedern
• Sprechen Sie deutlich und etwas langsamer als gewöhnlich, insbesondere bei internationalen Teams
• Beschränken Sie Ihre Körperbewegungen auf ein Minimum, gestikulieren Sie langsam und natürlich
• Halten Sie Blickkontakt, indem Sie direkt in die Kamera schauen – seien Sie nicht eitel und beobachten Sie sich selbst!
Die 4 Top-Don'ts für erfolgreiche virtuelle Teammeetings
• Machen Sie keine störenden Geräusche, tragen Sie keinen lauten Schmuck und decken Sie Ihr Mikrofon nicht ab
• Schreien Sie nicht und machen Sie keine ablenkenden Bewegungen
• Unterbrechen Sie andere Redner nicht
• Führen Sie an Ihrem Standort keine Nebengespräche
Tipp 7. Beenden Sie mit einer Water Cooler Session
Nehmen Sie sich wie bei einem echten Meeting Zeit für einen kurzen Check-up darüber, was in der Sitzung richtig und was falsch gelaufen ist. Lassen Sie die Leute die Dinge loswerden, anstatt um die Ecke zu gehen und sich bei allen und jedem zu beschweren, während sie sich um den Wasserbrunnen versammeln.
Zusammenfassung
Die oben genannten sieben Tipps, wie Sie virtuelle Teammeetings effektiv leiten können. Virtuelle Teammeetings werden immer häufiger. Ihr Einsatz für regelmäßige Teammeetings ist allerdings noch recht neu. Solange Sie sich für eine leistungsfähige Basistechnologie entscheiden und strengere Disziplinen anwenden, als Sie es von Angesicht zu Angesicht erwarten, können virtuelle Meetings sogar noch kostengünstiger sein als reale Sitzungen.