Die fünf besten Tipps für Geschäftstreffen
Wie hält man ein Geschäftstreffen ab? Das beunruhigt viele Administratoren und Projektleiter und Unternehmen. Warum wird diesem Thema so viel Aufmerksamkeit geschenkt? Denn im Kern eines jeden Geschäfts gibt es immer umfangreiche Vereinbarungen, für die Sie viel Geld und Ressourcen aufwenden müssen.
Wenn Sie ein Geschäftstreffen abhalten müssen, müssen Sie bedenken, dass der Erfolg Ihrer Veranstaltung direkt von ihrer Vorbereitung abhängt. Sie sollten kein wichtiges Detail aus den Augen verlieren und nur dann wird Ihr Geschäftstermin auf höchstem Niveau abgehalten. Dazu müssen Sie wissen, wie man ein Geschäftstreffen organisiert, und sich mit diesen 5 nützlichen Tipps für Geschäftstreffen vertraut machen.
1. Legen Sie das Datum und die Uhrzeit Ihres Meetings fest
Zunächst müssen Sie einen genauen Termin für ein Geschäftstreffen festlegen. Dazu ist es erforderlich, alle Teilnehmer des Meetings vorab darüber zu informieren. Je nach Format dieser Veranstaltung und mit wem Sie sie durchführen, kann es sich um eine telefonische, mündliche oder schriftliche Einladung handeln, die per E-Mail verschickt werden kann. Es ist notwendig, allen Teilnehmern die Tagesordnung mit Fragen zur weiteren Diskussion, Vorschriften, Hauptrednern und Referenzmaterialien, falls erforderlich, zuzusenden.
Es ist wichtig, dass Sie nicht zu spät zu Ihrem Geschäftstreffen kommen, also sollten Sie im Voraus ankommen. Im Falle eines Online-Meetings müssen Sie auch rechtzeitig ein Meeting vorbereiten und beginnen.
2. Wählen Sie einen Ort, an dem Sie ein Geschäftstreffen abhalten möchten
Es ist notwendig zu überlegen, welcher Ort für ein Geschäftstreffen am besten geeignet ist. Ein geeigneter Ort kann Ihr persönlicher Konferenzraum im Unternehmen oder ein spezieller Besprechungsraum sein. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kollegen an diesem Tag keine Geschäftstreffen abhalten. Eine nicht weniger bequeme Option für ein Meeting ist der von Ihnen gemietete Meetingraum. Diese Art von Dienstleistungen wird von vielen Hotels, Bildungseinrichtungen und Geschäftszentren angeboten.
Manchmal werden Geschäftstreffen in Restaurants und Cafés arrangiert. Diese Option kann angemessen sein, wenn eine kleine Anzahl von Teilnehmern bei der Besprechung anwesend ist. Wenn Sie sich entscheiden, Geschäftsverhandlungen mit Frühstück oder Mittagessen zu verbinden oder es zum Abendessen zu tun, müssen Sie im Voraus einen Tisch in einem Café oder Restaurant reservieren.
Der Ort, an dem Sie ein Geschäftstreffen abhalten möchten, sollte nicht zu laut sein, da es schwierig sein wird, geschäftliche Angelegenheiten zu verhandeln. Es ist wünschenswert, die Wahl exotischer und extravaganter Orte abzulehnen. Daher sollten Sie einen Platz in klassischem Ambiente wählen; Sie können auch ein Online-Geschäftstreffen direkt in Ihrem Büro abhalten.
3. Überprüfen Sie Ihre Ausrüstung
Bereiten Sie die notwendige Ausrüstung vor und überprüfen Sie sie vor dem Meeting. Stellen Sie die Mikrofon-, Video- und Telefonausrüstung vorab ein und richten Sie sie sorgfältig ein, damit es während des Meetings zu keinen Störungen in deren Betrieb kommt.
Im Falle eines Online-Meetings müssen Sie die Kommunikation und Ihre Software für ein Geschäftstreffen überprüfen. Es wird sehr beleidigend sein, wenn Ihr Meeting aufgrund technischer Probleme unterbrochen wird, daher ist es viel besser, diese im Voraus zu lösen. Wir empfehlen Ihnen, nur bewährte und moderne Software für Online-Business-Meetings und -Konferenzen wie ezTalks Cloud Meeting zu verwenden.
4. Schließen Sie die Vorbereitungen für ein Meeting ab
Überprüfen Sie alle Sitzplätze, legen Sie das Handzettelmaterial auf dem Tisch aus, vergessen Sie die Schreibmaterialien nicht. Ordnen Sie Tafeln mit den Namen aller Teilnehmer auf Tischen an. Außerdem müssen Sie alle anderen Materialien vorbereiten, die während eines Geschäftstreffens nützlich sein können. Wenn in Ihrem Büro ein Meeting angesetzt ist, begrüßen Sie Ihre Gäste und führen Sie sie in den Konferenzraum.
Sie und Ihre Partner sollten auf alle Verhandlungsoptionen vorbereitet und umfassend vorbereitet sein. Manchmal ist bei Verhandlungen die Teilnahme eines spezialisierten Experten erforderlich. Dann ist es notwendig, alle Bedingungen mit ihm vor dem Treffen zu vereinbaren.
5. Profitieren Sie von einem Geschäftstreffen
Schon bei der Vorbereitung eines Online-Meetings lohnt es sich, mögliche Optionen für die Abwicklung von Veranstaltungen zu durchdenken und ein minimales und ein maximales Ziel festzulegen. Mit diesem Ansatz wird das Geschäftstreffen ohne Überraschungen abgehalten und wird sicherlich geplante Vorteile bringen.
Um Online-Business-Meetings durchzuführen, benötigen Sie eine moderne Software, wie z. B. ezTalks Cloud Meeting. Dies ist ein modernes Programm, mit dessen Hilfe Sie Ihr Online-Meeting auf hohem Niveau durchführen können. ezTalks Cloud Meeting bietet unbegrenzte HD-Videokonferenzen mit bis zu 100 Personen pro Meeting und viele andere interessante Funktionen.
Fazit
Nach einem Geschäftsmeeting ist es wichtig, die wichtigsten Ergebnisse des Meetings aufzuzeichnen und zu versenden, einschließlich Entscheidungen, Maßnahmen und offenen Fragen. Sobald das Geschäftstreffen beendet ist, ist es notwendig, diese Ergebnisse unter den Teilnehmern zu verteilen, zum Beispiel können Sie jedem von ihnen Folgemails schicken. Nachdem Sie sich diese oben besprochenen Tipps für Geschäftstreffen angesehen haben, können Sie ein effektives und produktives Geschäftstreffen abhalten.