Die beste Etikette für Videokonferenzen, die Sie befolgen sollten

Geschäftsmeetings werden häufiger abgehalten, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen, und in der Vergangenheit wurden die meisten dieser Meetings von Angesicht zu Angesicht innerhalb der Räumlichkeiten der Organisation durchgeführt. In dieser modernen Ära arbeiten die Mitarbeiter jedoch von zu Hause aus, und Geschäftspartner sind Hunderttausende von der Unternehmenszentrale entfernt. Außerdem hat das Internet das Problem eines globalen Marktes hervorgebracht, auf dem Sie Ihre Produkte an Kunden außerhalb Ihres Kontinents verkaufen. Daher ist der Luxus, alle Beteiligten persönlich zu treffen, nicht mehr machbar. Daher besteht der Bedarf an Fernkommunikationstools, die Video- und Audio-Chat unterstützen.

Mit dem Aufkommen von Fernkommunikationstechnologien sind virtuelle Meetings viel einfacher und effizienter geworden. Aber trotz ihres einzigartigen Beitrags zur Vereinfachung des Geschäftsbetriebs machen viele Einzelpersonen und Organisationen während einer Videokonferenz große Fehler. Das Ergebnis ist verschwendete Zeit, falsche Informationen, Frustration und natürlich der Verlust der Aufmerksamkeit Ihres Publikums. Die Etikette für Videokonferenzen legt einige der Regeln, Tricks, Tipps, Gebote und Verbote für eine effektive Fernkommunikation fest. Im anschließenden Abschnitt betrachten wir die wichtigsten Umgangsformen, die jeder Teilnehmer eines Remote-Meetings kennen sollte.

Teil 1: Herausragende Etikette-Praktiken für Videokonferenzen

Bereiten Sie sich auf das Treffen vor

Die wichtigste Videokonferenz-Etikette ist, sich umfassend auf das Meeting vorzubereiten. Sie müssen sauber und natürlich gepflegt aussehen. Stellen Sie sicher, dass Sie etwas Wasser trinken, um Ihre Kehle frei zu bekommen. Setzen Sie sich aufrecht direkt in die Kamera und zaubern Sie ein Lächeln auf Ihr Gesicht.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Schreibtisch sauber ist

Es mag offensichtlich erscheinen, aber ein sauberer Kommunikationsraum und eine saubere Ausrüstung gehören zu den Best Practices für Videokonferenzen. Stellen Sie sicher, dass zwischen Ihnen und der Webcam nichts unorganisiert oder unordentlich ist. Denken Sie daran, wenn schmutzige Dinge hinter Ihnen sind, kann die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer ein wenig verändert werden.

Richten Sie Ihren Hintergrund ein

Stellen Sie sicher, dass Sie die Vorhänge oder Jalousien schließen, wenn Sie ein sonniges Fenster direkt auf Ihrem Rücken haben. Wenn einige Leute im Hintergrund arbeiten, können Sie sich ohne Ablenkungen in einen stillen Raum begeben.

Halten Sie die Tagesordnungen der Sitzungen im Voraus bereit

Eine weitere wesentliche Praxis für effektive Videokonferenzen besteht darin, an der Besprechung teilzunehmen, wenn Sie das Thema der Diskussionen perfekt verstehen. Wenn Sie derjenige sind, der das virtuelle Meeting organisiert, müssen Sie sicherstellen, dass alle Teilnehmer rechtzeitig darüber Bescheid wissen. Es hat sich bewährt, mindestens zwei Erinnerungen zu versenden: eine einen Tag vor und die andere eine Stunde vor Beginn des Meetings.

Teil 2: Gebote und Verbote für Videokonferenzen

Seien Sie höflich gegenüber anderen Teilnehmern

Melden Sie sich einige Minuten vor der geplanten Zeit an Ihrem Computer an, um für das Meeting bereit zu sein. Stellen Sie sich zunächst vor, bevor Sie sprechen, damit alle Teilnehmer Sie kennen und Sie mit Ihrem Namen ansprechen können.

Halten Sie Ihre Körperbewegungen so gering wie möglich

Wenn Sie zu den Menschen gehören, die mit vielen Körperbewegungen sprechen, dann ist es wichtig, diese zu minimieren. Wie wir alle wissen, mögen die meisten Menschen Hand-, Kopf- und ruckartige Bewegungen, aber in einer Videokonferenz können solche Bewegungen Ihr Publikum ablenken.

Machen Sie den gesamten Prozess unterhaltsam

Es ist wichtig, bei solchen Treffen Sie selbst zu sein. Entspanne dich immer und versuche Spaß zu haben. Binden Sie Ihr Publikum so viel wie möglich ein; vielleicht brechen Sie die Stille mit einem tollen Witz, der sie zum Lachen bringt und so weiter. Denken Sie daran, je mehr Witze Sie einwerfen, desto mehr wird Ihr Publikum aufmerksam sein und sich auf das konzentrieren, was Sie liefern.

Sprechen Sie nahtlos klar

Bevor das virtuelle Meeting beginnt, müssen Sie unbedingt das Audio und andere angeschlossene Geräte überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihr Publikum Sie deutlich hört. Achte beim Sprechen darauf, dass es natürlich klingt und jedes Wort richtig ausgesprochen wird.

Schrei nicht

Es kommt eine Zeit, in der Ihr Publikum Sie nicht gut hören kann. In diesem Fall sollten Sie Schreien vermeiden und stattdessen versuchen, die Lautstärke Ihres Mikrofons anzupassen. Schreien kann dazu führen, dass Ihre Zuschauer die Lautstärke verringern und möglicherweise verpassen, was Sie zu liefern haben.

Unterbrechen Sie andere Moderatoren nicht

Wenn Sie etwas hinzufügen möchten oder weitere Erläuterungen vom Sprecher benötigen, folgen Sie dem richtigen Verfahren. Das heißt, heben Sie Ihre Hand oder andere Regeln, die Sie sich für solche Unterbrechungen ausgedacht haben, und Sie erhalten die Möglichkeit zu sagen, was Sie vermitteln wollten. Das Abschneiden anderer Lautsprecher klingt jedoch unhöflich und unprofessionell.

Beteilige dich nicht an anderen Nebengesprächen

Genau wie bei einem persönlichen Treffen nehmen Sie nicht an Nebengesprächen teil. Ebenso sollten Sie in einem Videokonferenz-Meeting davon absehen, sich aus dem aktuellen Gespräch zu entfernen, um mit anderen Personen außerhalb des Meetings zu sprechen, etwa um eine Textnachricht zu senden oder einen Anruf entgegenzunehmen. Solche Praktiken gefährden die Effektivität der virtuellen Kommunikation.

Teil 3: Tipps für effektive Videokonferenzen

Es gibt endlose Tipps und Tricks für Videokonferenzen, aber hier unten sind einige davon:

Bauen Sie alle notwendigen Geräte vor der geplanten Zeit zusammen; Sie haben also genügend Zeit, das System zu testen und eventuelle Herausforderungen zu lösen, bevor das Meeting beginnt.

Wählen Sie die richtige Plattform, und eine der besten Videokonferenzlösungen ist die ezTalks Meetings-App. Dies ist eine professionelle Videokonferenzsoftware, mit der Sie jederzeit und von überall Online-Meetings mit anderen abhalten können.

Wenn Sie eine Online-Präsentation durchführen, überprüfen Sie Ihre Dokumente vorab und stellen Sie sicher, dass sie in der richtigen Form vorliegen.

Zeigen Sie etwas Enthusiasmus. Es ist sehr wichtig, dass alle Teilnehmer leidenschaftlich und engagiert an der Konferenz teilnehmen.

Planen Sie genügend Zeit für Fragen und Antworten ein. Dies ist eine sehr wichtige Sitzung während einer effektiven Videokonferenz.

Verabschieden Sie sich am Ende des Meetings immer und stellen Sie sicher, dass Sie eine Folge-E-Mail senden, in der die besprochenen Aktionspunkte zusammengefasst sind.

Fazit

Das Aufstellen einer Videokonferenz ist manchmal eine entmutigende Aufgabe, aber es zahlt sich immer aus, wenn es richtig gemacht wird. Der einzige Weg, es richtig zu machen, besteht darin, die richtige Etikette für Videokonferenzen zu üben, von denen einige oben besprochen wurden. Im Großen und Ganzen, wenn die in diesem Artikel erwähnten Regeln, Praktiken und Tipps zu letzterem befolgt werden, dann wird Ihre nächste Videokonferenz ein Erfolg.