So führen Sie ein erfolgreiches Geschäftstreffen durch

Geschäftstreffen! Eine der gefürchtetsten und dennoch wichtigsten Aktivitäten eines jeden Unternehmens! Ob das Treffen zwischen einem Mitarbeiter und Chef, Teammitgliedern oder mit Kunden stattfindet, die Bedeutung von Geschäftstreffen war schon immer eine Debatte. Einige Arbeitgeber sind der Meinung, dass Geschäftsmeetings Zeitverschwendung sind, während andere der Meinung sind, dass diese Meetings produktiv sind. Nun, ob Geschäftstreffen positive oder negative Auswirkungen haben, hängt von der Art und Weise ab, wie sie organisiert und durchgeführt werden.

Die Technologie hat die Art und Weise, wie Geschäftstreffen abgehalten werden, weiter verändert. Vorbei sind die Zeiten, in denen die Teilnehmer einer Besprechung von Angesicht zu Angesicht in einem Raum anwesend sein mussten. Produkte wie ezTalks Cloud Meeting haben es ermöglicht, Videokonferenzen online durchzuführen und die Geschäftskommunikation einfach und schnell zu gestalten. Jetzt können Telepräsenz-Meetings in Echtzeit zwischen Personen an verteilten Standorten durchgeführt werden. Wenn Ihre Geschäftsmeetings im völligen Chaos enden, ist es höchste Zeit, dass Sie die Art und Weise ändern, wie Sie Meetings abhalten. Hier sind einige Tipps für ein erfolgreiches Geschäftstreffen:

1. Notwendigkeit

Bevor Sie eine Besprechung einberufen oder eine Kalendereinladung senden, fragen Sie sich, ob die Besprechung oder Diskussion unbedingt erforderlich ist. Gibt es keine andere Möglichkeit zu kommunizieren? Haben Sie eine Liste mit Punkten, die besprochen werden müssen? Haben Sie ein Ziel für das Meeting definiert? Sie sollten diese Fragen auch berücksichtigen, wenn Sie auswählen, wer zu dem Meeting eingeladen werden soll. Überlegen Sie, wer bei dem Meeting anwesend sein muss, und informieren Sie sie im Voraus. Es ist Zeitverschwendung, einfach eine Menschenmenge zu einem Meeting zu versammeln. Überprüfen Sie die Teilnehmerliste, um sicherzustellen, dass es mindestens eine Person oder eine Gruppe von Personen gibt, die autorisiert sind, eine Entscheidung zu treffen.

2. Definieren Sie eine Agenda

Wenn Sie ein Geschäftstreffen ohne eine bestimmte Agenda oder ein bestimmtes Ziel fließen lassen, führt dies zwangsläufig zu einem verrückten Chaos. Es ist immer eine gute Angewohnheit, die Tagesordnung des Meetings in der Post oder einem anderen Netzwerk, über das Sie kommunizieren, anzugeben. Wenn Sie vorhaben, ein Dokument vorzustellen, können Sie dieses Dokument oder relevante Informationen vorher per E-Mail an die Teilnehmer des Meetings senden. Dies gibt ihnen die Zeit, das Dokument durchzugehen und auf ihre Fragen und Fragen vorbereitet zu sein. Dieser Ansatz wird auch dazu beitragen, die Informationen während des Meetings besser zu verstehen. Denken Sie daran, dass vage Besprechungen niemals eine gute Zeitnutzung sind.

3. Zeitachse

Neben der Tagesordnung sollten Sie auch einen Zeitplan für das Meeting erstellen. Dies ist sehr wichtig, wenn mehrere Punkte besprochen werden müssen. Sie müssen für jedes Thema ein Zeitlimit festlegen. Andernfalls wird nur ein Punkt ohne Abschluss über das Meeting gezogen. Definieren Sie ebenso wie die Startzeit eines Meetings auch eine Endzeit des Meetings und übermitteln Sie diese in der Einladungsmail. Vermeiden Sie Meetings, die länger als eine Stunde dauern, es sei denn, es ist sehr notwendig.

4. Führung

Um zu vermeiden, dass das Meeting aus dem Ruder läuft, braucht jedes Meeting einen effektiven Leiter. Normalerweise kann die Person, die das Geschäftstreffen einberuft oder die Kontaktperson ist, ein Leiter sein. Bestimmen Sie andernfalls eine Person, die das gesamte Meeting leitet. Sie müssen nicht immer einen leitenden Mitarbeiter als Führungskraft haben; es kann jeder sein, von der Führungskraft bis zum Manager. Ein Leader ist die Person, die das Team in diesem bestimmten Thema leitet.

5. Technologie nutzen

Nicht alle Meetings erfordern eine persönliche Kommunikation oder physische Präsenz. Versuchen Sie, diese Art von Meetings zu minimieren, da sie zeitaufwändig sind. Sie sollten Technologie nutzen, um Geschäftsbesprechungen durchzuführen. Von der Kommunikation über Mobiltelefone bis hin zur Entscheidung für die ezTalks Cloud -Videozusammenarbeit gibt es verschiedene technisch unterstützte Möglichkeiten, Meetings durchzuführen. Der Einsatz von Technologie-Tools sorgt für Flexibilität und Komfort. Es spart auch Zeit und reduziert die damit verbundenen Kosten.

6. Seien Sie schnell

Beginnen Sie das Meeting pünktlich und beenden Sie es pünktlich. Indem Sie pünktlich bleiben, zeigen Sie, dass Sie Ihre eigene Zeit ebenso schätzen wie die Zeit anderer. Es wird Ihnen auch helfen, einen guten Ruf aufzubauen, und die Leute werden sich bemühen, an Ihrem Meeting teilzunehmen. Es hat sich gezeigt, dass Mitarbeiter Meetings meiden, die nicht pünktlich beginnen oder sich endlos hinziehen.

7. Bereiten Sie sich vor

Stürzen Sie sich nicht blindlings in ein Meeting! Stellen Sie sicher, dass Sie vorbereitet sind oder zumindest eine Vorstellung vom Thema haben. Nur das Thema des Meetings zu kennen, bedeutet nicht, dass Sie wissen, worum es in dem Meeting geht. Wenn Sie das Geschäftstreffen durchführen, ist es Ihre Pflicht, Materialien vor dem Meeting bereitzustellen. Wenn Sie zu einem Meeting eingeladen werden, können Sie vor dem Meeting Materialien anfordern, damit Sie vorbereitet zum Meeting gehen.

Geschäftsmeetings sind nur dann effektiv, wenn sich die Teilnehmer des Meetings nicht fragen, warum sie überhaupt dort sind. Führen Sie kein Geschäftstreffen für etwas durch, das per E-Mail oder Telefon erledigt werden kann. Reduzieren Sie physische Treffen von Angesicht zu Angesicht zugunsten von Audio- oder Videokonferenzen. Zu wissen, wie man ein erfolgreiches Geschäftstreffen abhält, ist eine Fähigkeit, stellen Sie sicher, dass Sie sie beherrschen!