5 nützliche Live-Meeting-Tipps
Da Unternehmen oft nach großartigen Möglichkeiten suchen, Zeit zu sparen und Reisekosten zu minimieren, gewinnen Live-Meetings in der heutigen Arbeitsumgebung erheblich an Bedeutung. Es gibt viele Gründe, dies zu unterstützen, aber eine Tatsache ist, dass viele Unternehmen, Institutionen und Unternehmen ihre Mitarbeiter, Vorräte oder Aktionäre auf der ganzen Welt verstreut haben.
Da Meetings meistens abgehalten werden, ist es unvermeidlich, Optionen zur Einbeziehung des gesamten Teams zu erhalten, einschließlich derer, die aus der Ferne arbeiten. Die Welt ist heutzutage verkabelt, und mit Online-Fernkommunikationstools wie ezTalks Meetings ist es möglich, jederzeit Live-Meetings mit vielen Teilnehmern von verschiedenen Standorten abzuhalten. Wir müssen uns einig sein, dass Live-Meetings die virtuelle Zusammenarbeit und die Online-Kommunikation viel einfacher und schneller machen und Unternehmen davon immens angemessen profitieren.
Haben Sie dennoch jemals an einer Konferenz teilgenommen, sagen wir mal an einem physischen Treffen in einem Bürositzungssaal, das zu einer totalen Zeitverschwendung führte? Versuchen Sie in diesem Fall, das gleiche Szenario in einem Live-Meeting nachzuvollziehen, das möglicherweise über eine Audio- oder Videokonferenz durchgeführt wird . Tatsächlich kann es schwierig sein, während der gesamten Sitzung engagiert zu bleiben.
Ungeachtet dessen liegt es in der Natur des Tieres, einige technische Probleme zu haben, die sich aus schlechtem Timing, technologischen Pannen, schlechten Kommunikationsmitteln und vielem mehr ergeben. Aber Sie können alle oder einige davon vermeiden und fehlerfreie Live-Meetings haben, indem Sie ein paar Tricks und Tipps befolgen, die hier erklärt werden.
1. Holen Sie sich die richtigen Kommunikationstools
Die richtigen Kommunikationstools zu finden, ist einer der wichtigsten Tipps für Live-Meetings. Wenn Sie ein Live-Meeting organisieren, an dem Teilnehmer aus der ganzen Welt teilnehmen, ist die Auswahl der besten Medien, die Ihren Anforderungen perfekt entsprechen, unerlässlich. Die gute Nachricht ist, dass es viele unglaubliche und beliebteste Online-Live-Meeting-Tools gibt, darunter einige unter anderem ezTalks Meetings, Google Hangouts, Join.me. Bei der Entscheidung für das richtige Tool ist es außerdem wichtig sicherzustellen, dass die Teilnehmer an der Besprechung die Software installiert haben und auf ihren Kommunikationsgeräten arbeiten.
2. Verstehen Sie alle Ihre Live-Meeting-Tools
Dank der verschiedenen Online-Kommunikationslösungen verfügt bereits jetzt jeder über ein gewisses Grundwissen zur Durchführung von Live-Meetings. Es reicht jedoch nicht aus, mit den ausgewählten Kommunikationsmedien vertraut zu sein, und dies erklärt, warum das Verstehen, wie Ihre Tools funktionieren, ein weiterer großartiger Tipp und Trick für Live-Meetings ist. Ob Sie Moderator oder Teilnehmer sind, es ist unglaublich wichtig, dass Sie sich viel Zeit nehmen und sich mit der Hardware, Software und den verschiedenen Konnektivitätsoptionen vertraut machen, die Sie verwenden werden. Es ist sehr ratsam, dass Sie sich viel früher über all dies informieren, bevor das Meeting beginnt.
3. Bereiten Sie den Veranstaltungsort vor
Bei physischen Treffen in einem Sitzungssaal stellen die Organisatoren oft sicher, dass alles im Raum richtig eingerichtet ist. Ebenso ist es bei der Planung eines Live-Meetings auch wichtig, die notwendige Vorbereitung vor dem Meeting durchzuführen, was ein Tipp ist, den die meisten Menschen oft vergessen! Live-Meetings müssen an einem ruhigen Ort ohne Hintergrundgeräusche durchgeführt werden, da dies Ihr Publikum ablenken kann. Wenn Sie von zu Hause aus an einem Meeting teilnehmen, stellen Sie sicher, dass kein Baby im Hintergrund weint, das ist nervig und sehr unprofessionell!
4. Stellen Sie sicher, dass das gesamte System läuft
Die meisten Menschen, die an Live-Meetings teilnehmen, stehen oft vor mehreren Herausforderungen, teilweise weil sie nicht dafür gesorgt haben, dass alles gut funktioniert. Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem Sie dem CEO Ihres Unternehmens Ihren Projektfortschritt präsentieren und ohne Vorankündigung Ihrem Laptop der Strom ausgeht oder Ihre Bandbreite erschöpft ist! Es kann ziemlich frustrierend sein, aber es ist das Ergebnis einer schlechten Vorbereitung. Unabhängig davon, ob Sie Moderator oder Teilnehmer sind, müssen Sie sich etwa 30 Minuten vor Beginn des Meetings beim Live-Meeting anmelden. Überprüfen Sie dann Ihre Verbindungen und Sie benötigen Internet-Backups. Testen Sie Ihre Lautsprecher, Mikrofone und Kameras. Wenn Sie eine Videokonferenzfunktion verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie die Lichter vor Ihnen einschalten und die hinter Ihnen ausschalten. Andere Dinge, die Sie im Ablauf des Meetings stören könnten, wie z. B. das Handy, sollten ausgeschaltet werden.
5. Begeistern Sie die Teilnehmer
Die Einbindung der Teilnehmer von Anfang bis Ende ist einer der Tipps für Live-Meeting-Präsentationen, die Sie demonstrieren müssen, wenn Sie erfolgreiche Meetings führen möchten. Wenn Sie eine Information, vielleicht in PowerPoint-Formaten, nicht monoton lesen. Kommunikationsexperten raten, dass Menschen lernen sollten, mit ihrem Publikum zu sprechen, anstatt zu belehren. Andere Möglichkeiten umfassen das Festlegen von Zeit zum Fragen stellen, die Zuweisung bestimmter Rollen an das Publikum und die Förderung gesunder Diskussionen. All dies sind intuitive Möglichkeiten, das Publikum während der gesamten Sitzung aufmerksam, engagiert und aktiv zu halten, was letztendlich ein Live-Meeting lebendig macht!
Fazit
Die Liste effektiver und effizienter Tipps und Tricks für Live-Meetings ist endlos, aber die genannten sind nur einige wenige. Unter dem Strich können diese Live-Meetings interessant und kostengünstig sein und viel Zeit sparen, wenn sie angemessen durchgeführt werden. Mit der zuvor erläuterten Liste von Tipps und Tricks für Live-Meetings sind die Schwierigkeiten, die häufig bei der Planung und Durchführung solcher Meetings auftreten, minimal (wenn nicht gar keine), während der gesamte Prozess auf lange Sicht nahtlos verläuft.