16 Gebote und Verbote der Telefonkonferenz-Etikette
Mit der fortschrittlichen Technologie von heute kann jeder auf der Welt eine Konferenz einrichten. Mit Telefonkonferenzen ist es eine großartige Möglichkeit, Parteien einzubeziehen, die nicht persönlich an einem bestimmten Meeting teilnehmen können.
Geschäftsmeetings werden flexibler und produktiver, wenn Sie einige fortschrittliche Tools wie die ezTalk Cloud Meeting-App integrieren. Hier finden Sie einige Möglichkeiten zum Teilen von Dateien oder Dokumenten und Sie können auch die Telefonkonferenzen oder Besprechungen aufzeichnen.
Es gibt jedoch Telefonkonferenz-Etikettenregeln, die jeder befolgen muss, um Respekt voreinander und ein reibungsloses Meeting mit allen Teilnehmern zu haben. Es muss ein positives Ergebnis des Treffens sowie einen guten Eindruck bei den Beteiligten geben, da das Fehlen der Telefonkonferenz-Etikette keine effektiven und gewünschten Ergebnisse bieten kann.
Nachfolgend finden Sie die Gebote und Verbote bei Telefonkonferenzen :
1. Rufen Sie von einem geräuschlosen Ort aus an.
Jeder Teilnehmer an der Telefonkonferenz kann jedes Geräusch hören, das Sie machen. Sie müssen die Tür schließen oder ein „Bitte nicht stören“- oder „Bei Telefonkonferenzsitzung“-Schild an Ihrer Tür anbringen. So stört Sie kein Außenstehender bei einem Meeting.
2. Rufen Sie rechtzeitig an.
Sie müssen pünktlich sein. Stellen Sie sicher, dass Sie als Teilnehmer des Meetings pünktlich sind. Es macht keinen guten Eindruck auf andere, wenn Sie zu spät kommen und sie warten lassen. Außerdem könnten Anrufer, die zu spät hinzukommen, das Gespräch unterbrechen und die anderen ablenken.
3. Stellen Sie sich formell vor.
Sie müssen sich mit Ihrem vollständigen Namen vorstellen, nicht nur mit Ihrem Nach- oder Vornamen. Sie müssen sich positiv präsentieren. Wenn Sie sich mit Ihrem vollständigen Namen vorstellen, werden sich die anderen auch an Ihren Namen erinnern, nicht nur an Ihren Nach- oder Vornamen.
4. Sagen Sie Ihren Namen, bevor Sie sprechen.
Ihre Mitteilnehmer erkennen Ihre Stimme oder Ihr Gesicht möglicherweise nicht, insbesondere wenn Sie zum ersten Mal an einer Telefonkonferenz teilnehmen oder selten in der Nähe sind. So können Sie einfach Ihren Namen sagen, bevor Sie etwas kommentieren oder diskutieren.
5. Beachten Sie die richtige Kleiderordnung und seien Sie selbstbewusst.
Nur weil Sie sich nicht persönlich treffen, bedeutet das nicht, dass Sie nicht darauf achten, was Sie tragen, wenn Sie an einer Telefonkonferenz teilnehmen. Für Ihre Meetings müssen Sie sich angemessen kleiden. Wenn Sie der Gastgeber der Telefonkonferenz sind, müssen Sie bei der Auswahl Ihrer Kleidung vorsichtiger sein. Oder, wenn Sie sich für eine Stelle bewerben, müssen Sie diese Etikette bei Telefonkonferenzen einhalten, genauso wie Sie sich Zeit nehmen, sich anzuziehen, wenn Sie persönlich zu Vorstellungsgesprächen gehen.
6. Fühlen Sie sich wohl.
Finden Sie die bequemste Sitzposition, da Sie während der Telefonkonferenz möglicherweise stundenlang sitzen. Kreuzen Sie Ihre Beine nicht und öffnen Sie sie nicht, damit Sie sich mehr auf die Diskussion konzentrieren können. Wenn Sie ständig Ihre Position ändern, könnten Sie die anderen ablenken und werden von anderen nicht willkommen geheißen, insbesondere wenn es sich um eine Videokonferenz handelt .
7. Bereiten Sie im Vorfeld alle notwendigen Unterlagen vor.
Bereiten Sie sich rechtzeitig mit allen wichtigen Dokumenten oder Dateien vor, die für die Telefonkonferenz oder das Meeting erforderlich sind. Die Materialien müssen vorab per E-Mail an alle Beteiligten versandt werden. Wenn Sie mindestens einen Tag vor dem Treffen keine Materialien erhalten haben, können Sie Ihren Kollegen im Voraus darum bitten.
8. Vermeiden Sie es, Papiere zu mischen oder mit anderen Teilnehmern zu sprechen.
Denken Sie daran, dass jedes Geräusch, das Sie machen, die anderen Teilnehmer ablenkt. Man muss aufpassen, dass die anderen die Diskussion gut mithören können. Sprechen Sie also nicht auch mit einer anderen Person, wenn jemand anderes in der Besprechung spricht.
9. Vermeiden Sie es, Ihr Telefon zu benutzen.
Verwenden Sie während der Telefonkonferenz nach Möglichkeit keine Mobiltelefone oder andere Geräte. Möglicherweise besteht eine schlechte Verbindung oder ein statisches Ergebnis, das den Wert und die Qualität der Telefonkonferenz für andere Parteien mindert. Sie müssen Ihr Telefon ausschalten, da es möglicherweise auch klingelt, was andere Teilnehmer ablenken kann.
10. Legen Sie den Anruf niemals in die Warteschleife.
Wenn ein Anruf gehalten wird, kann es zu unerwünschten Geräuschen kommen, die die Telefonkonferenz stören. Dies wird die anderen Teilnehmer des Meetings stark ablenken.
11. Vermeiden Sie zu essen.
Obwohl Sie sich während des Meetings möglicherweise in Ihrer Komfortzone befinden, müssen Sie während dieser Zeit auf Essen verzichten. Sie müssen Ihre Snacks oder Mahlzeiten beenden, bevor Sie an der Telefonkonferenz teilnehmen.
12. Aufpassen und aktiv sein.
Sie müssen während des Meetings aufmerksam sein. Auf diese Weise können Sie verstehen, was besprochen wird. Daher stellen Sie bei einigen Fragen nur die relevanten und sind nicht weit vom Thema entfernt. Wenn Sie außerdem einige Dinge im Sinn haben, die Sie beitragen können, wird dies für die Gruppe gut sein.
13. Halten Sie Ihren Tisch sauber.
Legen Sie alle Ihre persönlichen Gegenstände beiseite und Ihr Tisch sollte sauber gehalten werden. Während eines Meetings können Dinge wie Ihr Telefon, Ihre Brieftasche oder Ihr Essen Sie und die anderen Teilnehmer ablenken. Räumen Sie das Chaos auf, um auch bei anderen einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
14. Beantworten Sie nicht alle E-Mails.
Während Sie an einer Telefonkonferenz teilnehmen, dürfen Sie nur relevante E-Mails beantworten. Auf diese Weise sind Sie produktiv und trotzdem mit anderen Teilnehmern synchron.
15. Halten Sie sich an die Tagesordnung.
Stellen Sie sicher, dass Sie sich alle an die Tagesordnung des Meetings halten und alle abgedeckt sind. Immer beim Thema bleiben. So haben Sie ein erfolgreiches Meeting.
16. Sei ein guter Gastgeber.
Als Gastgeber müssen Sie pünktlich sein, Sie müssen jeden Teilnehmer begrüßen und sich regelmäßig bei allen Teilnehmern erkundigen, ob sie Kommentare, Vorschläge oder Fragen haben. Stellen Sie sicher, dass sich alle wohlfühlen und während und nach der Telefonkonferenz eine gute Zeit haben.
Fazit
Für ein erfolgreiches Meeting muss die Telefonkonferenz- Etikette beachtet werden. Denken Sie also daran, dass Sie höflich, selbstbewusst, aktiv und pünktlich sein müssen.